Mënyra të lehta për të shkruar një letër rrethore: 12 hapa (me fotografi)

Përmbajtje:

Mënyra të lehta për të shkruar një letër rrethore: 12 hapa (me fotografi)
Mënyra të lehta për të shkruar një letër rrethore: 12 hapa (me fotografi)

Video: Mënyra të lehta për të shkruar një letër rrethore: 12 hapa (me fotografi)

Video: Mënyra të lehta për të shkruar një letër rrethore: 12 hapa (me fotografi)
Video: Ja si të kuroni hemorroidet e jashtme dhe të brendshme vetëm me patate dhe vaj ulliri, do befasoheni 2024, Marsh
Anonim

Shkrimi i një letre rrethore të pakërkuara është një mënyrë e shkëlqyeshme për të marrë informacion për një grup të madh njerëzish menjëherë. Përdoret më shpesh për të marrë informacion në lidhje me mallrat ose shërbimet që dikush dëshiron të reklamojë. Sidoqoftë, mund të përdoret gjithashtu për arsye jo-biznesi, të tilla si për përhapjen e informacionit në lidhje me një takim në komunitet ose për një ndryshim në jetën tuaj. Për të shkruar një vetë, duhet të filloni duke vendosur për temën tuaj dhe pikat tuaja mbështetëse. Me këto në dorë, ju lehtë mund të përshkruani dhe pastaj të hartoni letrën tuaj. Për ta përfunduar atë, thjesht duhet ta lexoni edhe një herë për gabimet e gabimit dhe të siguroheni që letra të sigurojë të gjithë informacionin që dëshironi.

Hapa

Pjesa 1 nga 3: Shkrimi i Hyrjes Tënde

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 1
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 1

Hapi 1. Vendosni kujt i duhet shkruar letra juaj

Kur shkruani një letër rrethore është e rëndësishme të keni një auditor të veçantë në mendje. Njohja se kush është auditori juaj që nga fillimi do t'ju ndihmojë të krijoni një letër të qartë dhe efektive që është përshtatur posaçërisht për ta.

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 2
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 2

Hapi 2. Shkruani një përshëndetje hyrëse

Filloni me një përshëndetje të përgjithshme, të tillë si "Investitor i dashur" ose "Përshëndetje klient i dashur". Ky përshëndetje e thjeshtë i jep tonin letrës dhe tregon se jeni profesionist.

  • Për një letër rrethore që u shkon shumë njerëzve, nuk mund të përdorni përshëndetjen e zakonshme personale, siç është "E dashur Jane Smith". Në vend të kësaj, ju duhet të përdorni një gjuhë shumë të përgjithshme ndërsa jeni akoma të përzemërt dhe tërheqës.
  • Mund të provoni një përshëndetje të ngrohtë, si "Të nderuar klientë me vlerë", ose "Të nderuar kolegë të nderuar", ose një përshëndetje thjesht të thjeshtë, si "Të nderuar anëtarë të komunitetit".
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 3
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 3

Hapi 3. Jepni një shpjegim të shkurtër se kush jeni

Ky informacion duhet të përfshijë pozicionin tuaj profesional, nëse kjo ka të bëjë me letrën dhe mënyrën se si jeni lidhur me lexuesit. Kjo i jep lexuesit kontekstin se pse po u shkruani atyre, dhe kështu i tregon pse ata duhet të vazhdojnë të lexojnë.

Për shembull, nëse zotëroni një biznes hotelieri dhe po i shkruani klientëve të mëparshëm, shkruani: "Emri im është Erin Smith dhe unë kam Catering Plus. Unë po ju shkruaj sot sepse jam mirënjohës që ju kam pasur si klient në e shkuara."

Këshillë:

Edhe nëse mendoni se të gjithë që lexojnë letrën tashmë e dinë se kush jeni, dhënia e një shpjegimi të shkurtër të pozicionit tuaj jep kontekstin pse ju po i shkruani.

Pjesa 2 nga 3: Përbërja e Trupit të Letrës suaj

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 4
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 4

Hapi 1. Tregojuni lexuesve tuaj për temën tuaj kryesore në paragrafin e parë

Kur shkruani një letër rrethore është e rëndësishme që ta bëni lexuesin të kuptojë pikën tuaj mjaft shpejt. Në vend që të rrahni rreth shkurret, tregojini lexuesit atë që dëshironi që ata të dinë menjëherë. Kjo do të sigurojë që edhe nëse ata nuk vazhdojnë të lexojnë, ata marrin idenë e përgjithshme.

  • A po shkruani për të promovuar një shitje? A po shkruani për të informuar njerëzit për një mundësi investimi? Cilado qoftë mesazhi kryesor, sqarojeni atë në fillim.
  • Për shembull, nëse doni që lexuesi të blejë produktin tuaj, thoni diçka si: "Unë po shkruaj sot sepse kam një produkt të ri të mrekullueshëm që mendoj se mund ta gjeni të dobishëm."

Këshillë:

Pika kryesore e një letre rrethore nuk duhet të jetë e ndërlikuar. Sa më e qartë dhe e thjeshtë të jetë pika juaj, aq më shumë njerëz ka të ngjarë të kuptojnë pikën edhe me një skanim të shpejtë të letrës suaj.

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 5
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 5

Hapi 2. Bëni një listë të pikave tuaja mbështetëse në mënyrë që t'i referoheni ndërsa shkruani

Duke pasur pika ose ide shtesë që dëshironi të shprehni në letrën e shkruar në një listë mund t'ju ndihmojë të qëndroni në mesazh ndërsa shkruani trupin e letrës. Bëni pika kryesore për gjithçka që dëshironi të përfshihet në letër, në mënyrë që të mbani mend t'i përfshini të gjitha dhe t'i ndërprisni kur t'i keni përfshirë ato.

Për shembull, nëse po shkruani për një shitje në një produkt që shet, pikat kryesore që mund të listoni përfshijnë çmimin e shitjes ose përqindjen e zbritjes, sa kohë do të zgjasë shitja dhe si të lidheni me ju për të blerë produktin

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 6
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 6

Hapi 3. Jepni informacion mbështetës në 1 ose 2 paragrafë bazë

Secili nga paragrafët tuaj duhet të përqendrohet në mbështetjen e pikës suaj të përgjithshme. Tregojini lexuesit detajet pse ata kanë nevojë për produktin tuaj, pse ata duhet të bëjnë atë që ju po u kërkoni atyre, ose pse ndryshimet po ndodhin në kompaninë tuaj. Këto duhet të jenë paragrafë të shkurtër dhe të qartë që punojnë për të mbështetur pikën qendrore të letrës suaj.

  • Për shembull, nëse letra juaj ka të bëjë me një shitje që ka biznesi juaj, bëni një paragraf për atë që saktësisht është në shitje. Filloni paragrafin duke shkruar: "Më lejoni t'ju tregoj pak për këtë produkt, në mënyrë që të kuptoni se çfarë ofrojmë shumë."
  • Një paragraf tjetër mund të ketë të bëjë me arsyen pse oferta juaj është një marrëveshje kaq e mirë. Ju mund ta filloni këtë paragraf duke u thënë klientëve tuaj potencialë, "Ne po ju ofrojmë një marrëveshje kaq të mirë për këtë produkt sepse ju vlerësojmë si klient dhe duam t'ju kalojmë kursimet tona."
  • Nëse u shkruani punonjësve të kompanisë tuaj për zyrën që lëviz në një ndërtesë të re, një ose dy paragrafë thelbësorë duhet të përmbajnë një afat kohor të përgjithshëm për lëvizjen dhe mënyrën se si ata duhet të presin që lëvizja të ndikojë në rrjedhën e tyre të punës. Ju mund të filloni duke thënë, "E gjithë lëvizja duhet të zgjasë 2 javë", dhe pastaj të hyni në detaje se si do të ndahet ajo kohë.
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 7
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 7

Hapi 4. Shkruani një paragraf ose deklaratë përmbyllëse

Në përfundimin tuaj, ju duhet të ripërsërisni pikën tuaj kryesore dhe të falënderoni lexuesin që gjeti kohë për të lexuar letrën tuaj. Kjo do ta çojë pikën tuaj në shtëpi dhe do të krijojë një ndjenjë të mirë ndërsa lexuesi mbaron së lexuari letrën tuaj.

Për shembull, nëse letra juaj rrethore u tregon lexuesve për pozicionin tuaj të ri profesional, përsëritni titullin tuaj dhe pse ky informacion mund të jetë i rëndësishëm për lexuesin të dijë. Ju mund të thoni, "Edhe një herë, jam shumë mirënjohës që tani jam kreu i sektorit të marketingut të Omniglobal dhe shpresoj se me këtë pozicion të ri do të jem në gjendje të ndërtoj një marrëdhënie të re dhe produktive me kompaninë tuaj."

Pjesa 3 nga 3: Korrigjimi dhe redaktimi i letrës suaj

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 8
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 8

Hapi 1. Ndryshoni letrën tuaj për gjatësinë

Një letër rrethore duhet të jetë mjaft e gjatë për t'i dhënë lexuesit të gjithë informacionin përkatës që dëshironi që ata të dinë. Sidoqoftë, gjithashtu duhet të jetë mjaft e shkurtër në mënyrë që lexuesi të mos mërzitet duke e lexuar atë. Nëse shkronja është më e gjatë se një faqe, ajo duhet të shkurtohet. Kërkoni përsëritje në shkrimet tuaja dhe modifikojeni atë. Gjithashtu, vlerësoni nëse lexuesi juaj duhet të dijë të gjitha detajet që keni dhënë dhe hiqni disa nëse nuk i dinë.

Mund të jetë e vështirë të redaktoni shkrimin tuaj, pasi keni menduar se gjithçka që keni përfshirë ishte mjaft e rëndësishme për të përfshirë. Për shkak të kësaj, konsideroni të kërkoni dikë me sy të freskët të shikojë punën tuaj

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 9
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 9

Hapi 2. Lexoni letrën tuaj dhe rregulloni gabimet e gabuara

Pasi të keni mbaruar së shkruari, është e rëndësishme të kaloni punën tuaj për të kërkuar gabime. Marrja e kohës për ta bërë këtë do të ndihmojë në sigurimin që letra juaj të dalë profesionalisht dhe që lexuesi të mund të përqëndrohet në mesazhin tuaj, në vend të gabimeve tuaja.

Këshillë:

Nëse jeni të shqetësuar për gabimet e gabimit edhe pasi e keni kaluar vetë letrën, kërkoni nga një mik apo bashkëpunëtor që ta shikojë atë gjithashtu.

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 10
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 10

Hapi 3. Sigurohuni që po lëshoni informacione të autorizuara

Kur dërgoni një letër biznesi është e rëndësishme të jepni informacione shumë të kufizuara. Mos dërgoni informacione konfidenciale ose informacione që nuk dëshironi që publiku i gjerë t'i dijë në një letër rrethore.

Për shembull, nëse jeni duke shkruar një letër rrethore që u shkon punonjësve për një ndryshim në lidershipin në kompaninë tuaj, në shumë raste nuk doni të përfshini arsyet themelore të ndryshimit pasi ato mund të reflektojnë dobët në kompani ose ata mund ta hapin kompaninë për një proces gjyqësor

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 11
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 11

Hapi 4. Formatoni letrën tuaj

Letra juaj duhet të ketë një format biznesi që përfshin emrin e biznesit tuaj dhe adresën e tij në krye, zakonisht në qendër. Nëse keni një titull biznesi, kjo mund t'i shërbejë këtij qëllimi. Ju gjithashtu duhet të përfshini datën në anën e sipërme të majtë sipër përshëndetjes në mënyrë që lexuesit të dinë nëse letra është aktuale kur e lexojnë.

Në fund të letrës duhet të përfshini emrin tuaj dhe informacionin e kontaktit, i cili zakonisht përfshin adresën tuaj të postës elektronike dhe numrin e telefonit

Shkruani një Letër Rrethore Hapi 12
Shkruani një Letër Rrethore Hapi 12

Hapi 5. Verifikoni që po i dërgoni letrën tuaj njerëzve të duhur

Pasi të keni mbaruar letrën tuaj gjithçka që duhet të bëni është ta dërgoni atë. Sidoqoftë, shikoni listën tuaj të postimeve edhe një herë para se ta dërgoni vetëm për t'u siguruar që do të dalë për këdo që dëshironi dhe se adresat që po përdorni janë të sakta.

Recommended: