Si t'i përgjigjeni një telefonate nga shefi juaj (me fotografi)

Përmbajtje:

Si t'i përgjigjeni një telefonate nga shefi juaj (me fotografi)
Si t'i përgjigjeni një telefonate nga shefi juaj (me fotografi)

Video: Si t'i përgjigjeni një telefonate nga shefi juaj (me fotografi)

Video: Si t'i përgjigjeni një telefonate nga shefi juaj (me fotografi)
Video: 3 mënyra për të bërë para online - puno nga shtëpia 2024, Marsh
Anonim

Telefonatat hyrëse nga shefi juaj ndonjëherë mund të shkaktojnë ndjenja ankthi, veçanërisht nëse shefi juaj zakonisht ju bën të ndiheni nervoz dhe më pak të sigurt. Mënyrat më të mira për të trajtuar thirrjet telefonike nga shefi juaj janë të praktikoni mirësjelljen profesionale të telefonit në çdo kohë dhe të qëndroni të përgatitur për të marrë detyra dhe pyetje në lidhje me punën tuaj.

Hapa

Pjesa 1 nga 3: Praktikimi i mirësjelljes profesionale të telefonit

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 1
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 1

Hapi 1. Përgjigjuni telefonatës brenda dy deri në tre zile

Kjo ju bën të dukeni produktiv dhe të zënë. Duke iu përgjigjur telefonit shumë herët mund të duket sikur nuk jeni shumë i zënë, ndërsa pritja shumë e gjatë para se të përgjigjeni bën të duket sikur telefonuesi nuk është prioritet.

Në një mjedis profesional, duhet ta bëni këtë pavarësisht se kush ju thërret. Mos e rezervoni këtë apo ndonjë pikë të mirësjelljes së telefonit kur shefi juaj të shfaqet në ID-në tuaj të telefonuesit, pasi çdo bashkëpunëtor, klient dhe shitës do të jetë më i pranueshëm për një sjellje profesionalisht të sjellshme. Plus, kurrë nuk mund ta dini me siguri se kur shefi juaj mund të telefonojë nga një linjë tjetër

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 2
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 2

Hapi 2. Përdorni një përshëndetje profesionale

Kur i përgjigjeni telefonit, përpiquni të jeni profesional dhe të këndshëm. Për shembull, nëse thirrjet hyrëse janë përgjithësisht nga bashkëpunëtorët e tjerë në organizatën tuaj ose nëse e dini që shefi juaj është në anën tjetër të linjës, thoni, "Ky është John Smith. Si mund t'ju ndihmoj sot?"

  • Për organizatat më të mëdha me departamente të shumta, ju gjithashtu mund të dëshironi të përfshini departamentin tuaj në përshëndetjen tuaj: “Ky është John Smith në Shitje. Si mund t'ju ndihmoj?"
  • Kur i përgjigjeni një telefonate nga një linjë e jashtme, duhet të tregoni emrin e kompanisë tuaj, edhe nëse dyshoni se shefi juaj mund të jetë ai që po telefonon. Për shembull, ju mund të thoni: "Mirëmëngjes! Kjo është ABC Widgets, duke folur John Smith. Si mund t'ju ndihmoj?"
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 3
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 3

Hapi 3. Gëlltitni ushqimin ose pështyni çamçakëzin

Shtë më mirë ta bëni këtë para se të përgjigjeni në telefon, por nëse nuk jeni në gjendje ta bëni këtë në kohë, opsioni juaj tjetër është që ta përfundoni veprimin në një mënyrë sa më të qetë dhe të matur. Duke folur me ushqim ose çamçakëz në gojën tuaj mund t’ju bëjë të tingëlloheni joprofesional dhe shpesh mund të zbulohet nga telefonuesi në anën tjetër.

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 4
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 4

Hapi 4. Flisni qartë dhe drejtpërdrejt në zëdhënësin tuaj

Kjo parandalon komunikimin e gabuar midis jush dhe shefit tuaj, i cili mund të shkaktojë probleme gjatë rrugës. Gjithashtu, shefi juaj mund të frustrohet nëse ai ose ajo ka probleme në komunikimin me ju për shkak të të folurit të zhurmshëm dhe cilësisë së dobët të audios.

Ju gjithashtu duhet të provoni të buzëqeshni ndërsa përgjigjeni dhe flisni në telefon. Shumica e telefonuesve, përfshirë shefin tuaj, mund të dëgjojnë një buzëqeshje përmes zërit dhe tonit tuaj. Kjo mund të reflektojë në mënyrë të favorshme për shefin tuaj, veçanërisht nëse punoni në industri që lidhen me shitjet dhe shërbimin ndaj klientit

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 5
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 5

Hapi 5. Kushtojini vëmendje shefit tuaj të plotë

Kur shefi juaj është në telefon, sigurohuni që t'i kushtoni vëmendje. Ndaloni gjithçka që po punoni-edhe nëse është një detyrë që shefi juaj ju ka dhënë më herët-dhe jini të përgatitur për të dëgjuar atë që shefi juaj thotë.

Si rregull i përgjithshëm, shmangni përgjigjen ndaj shpërqendrimeve të jashtme kur shefi juaj po flet me ju. Për shembull, nëse një bashkëpunëtor hyn në zyrën tuaj ndërsa jeni në telefon, bëni me mirësjellje telefonin në dorën tuaj për të treguar paaftësinë tuaj aktuale për të folur

Pjesa 2 nga 3: Duke folur me shefin tuaj

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 6
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 6

Hapi 1. Merrni shënime ndërsa flisni me shefin tuaj

Kjo ju ndihmon të qëndroni të përgatitur në rast se shefi juaj ju jep informacion të rëndësishëm, siç janë oraret, datat, adresat ose udhëzimet për një detyrë specifike. Kjo gjithashtu ju lejon të shënoni çdo pyetje që mund të keni për shefin tuaj në këmbim.

  • Merrni parasysh mbajtjen e një fletoreje dhe stilolapsi në tryezën tuaj ose në sirtarin e sipërm, ku do të jenë lehtësisht të arritshme. Duke pasur një fletore aty pranë do t'ju lejojë të mbani shënime si për telefonatat e planifikuara ashtu edhe ato të paplanifikuara.
  • Nëse nuk keni një fletore në dispozicion, por jeni ulur në kompjuterin tuaj, mund të hapni një shënim bosh ose një dokument të përpunimit të tekstit dhe të mbani shënime duke përdorur atë. Jini të vetëdijshëm, megjithatë, se shefi juaj do të jetë në gjendje të dëgjojë çdo shtypje me zë të lartë që bëni; do t'ju duhet të bëni më shumë kujdes për të demonstruar dëgjim aktiv, në mënyrë që shefi juaj të jetë më pak i prirur të pyesë nëse klikimet e tastierës suaj janë vërtet të lidhura me bisedën.
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 7
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 7

Hapi 2. Qëndroni të qetë

Merrni disa frymë të qeta, të thella dhe merrni një gllënjkë ujë nëse është e nevojshme për t’ju ndihmuar të qëndroni të qetë. Simptomat e ankthit mund të dëgjohen përmes telefonit, veçanërisht nëse jeni duke marrë frymë vështirë, ose zëri juaj tingëllon nervoz dhe i lëkundshëm. Qëndrimi i qetë gjithashtu ju ndihmon të ndiheni dhe të tingëlloheni më të sigurt dhe nën kontroll.

  • Nëse e dini që shefi juaj do të telefonojë, provoni të bëni një shëtitje të shkurtër paraprakisht për të liruar energjinë nervore. Edhe një shëtitje rreth zyrës ose departamentit tuaj mund të ndihmojë. Vetëm sigurohuni që jeni kthyer me shumë kohë për të ndarë për thirrjen telefonike të shefit tuaj.
  • Nëse keni nevojë të qetësoheni menjëherë para ose gjatë telefonatës, provoni pak frymëmarrje të thellë. Merrni frymë sa më qetë të jetë e mundur përmes hundës gjatë një hapësire prej katër deri në pesë sekonda; mbajeni për tre sekonda të tjera, pastaj nxirrni me zë të ulët mbi katër deri në pesë të tjerë. Rritja e oksigjenit duhet të ndihmojë në lirimin e tensionit dhe të pastrojë mendjen tuaj.
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 8
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 8

Hapi 3. Praktikoni dëgjim aktiv gjatë gjithë kohës

Meqenëse shefi juaj nuk po ju flet personalisht, është e rëndësishme që të kuptoni qartë gjithçka që ai ose ajo ju thotë përmes telefonit. Mos kini frikë t'i kërkoni shefit tuaj të përsërisë dhe shpjegojë gjërat që nuk i keni dëgjuar ose kuptuar saktë herën e parë.

Në fakt, mund të jetë një ide e mirë të kërkoni sqarime ose të konfirmoni detajet në mënyrë periodike, edhe nëse keni një kuptim të qartë të udhëzimeve të shefit tuaj. Kjo mund të jetë aq e thjeshtë sa të përmblidhni udhëzimet me fjalët tuaja para se ta mbyllni telefonin. Duke demonstruar dëgjim aktiv, ju siguroni shefin tuaj se po i kushtonit vëmendje dhe paraqisni një sjellje të përgjithshme profesionale

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 9
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 9

Hapi 4. Përgjigju shkurt dhe në pikë

Kjo përcjell gatishmërinë dhe lejon shefin tuaj të arrijë në rrënjën e thirrjes me pak shpërqendrime. Në shumicën e rasteve, shefi juaj është i zënë dhe ka të ngjarë që dëshiron informacion që lidhet me arsyen që ai ose ajo telefonoi. Nëse shefi juaj nuk kërkon në mënyrë specifike të gjitha detajet, përpiquni të jepni pikërisht atë që shefi juaj dëshiron.

Përsëri, kjo nuk do të thotë që nuk duhet të kërkoni sqarime sipas nevojës. Shefi juaj ka të ngjarë të jetë i zënë, por zakonisht është më mirë të shpenzoni 60 sekonda shtesë duke bërë pyetjen tuaj sesa të detyroni veten ose shefin tuaj të kaloni orë të tëra për të korrigjuar gabimet tuaja më vonë. Nëse keni më shumë pyetje sesa lejon koha, merrni parasysh pyetjen e shefit tuaj nëse ka ndonjë bashkëpunëtor tjetër ose një sërë udhëzimesh të shkruara të cilave mund t'i referoheni për sqarime shtesë

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 10
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 10

Hapi 5. Bëjeni kokën verbale gjatë gjithë bisedës

Thirrjet me kokë verbale janë deklarata të tilla si "po", "mirë", "e kuptoj" dhe "shoh" - të gjitha këto tregojnë se po dëgjoni në mënyrë aktive shefin tuaj.

Natyrisht, këto nyje me kokë verbale duhet të vendosen në mënyrë të përshtatshme brenda bisedës. Prisni një pauzë pas një udhëzimi ose shpjegimi para se të bëni këtë lloj vërejtjeje

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 11
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 11

Hapi 6. Mbani një qëndrim pozitiv gjatë gjithë telefonatës

Të kesh një qëndrim pozitiv dhe të mundshëm i tregon shefit tuaj se jeni të sigurt, kompetent dhe nuk keni frikë të merrni sfidat që lidhen me punën. Për shembull, nëse shefi juaj thërret për të folur për një problem, diskutoni zgjidhjet e mundshme që mund të zbatoni.

  • Edhe nëse shefi juaj po kritikon punën ose sjelljen tuaj, jini sa më tërheqës. Pranojeni kritikën duke e përmbledhur me fjalët tuaja, pastaj diskutoni zgjidhjet e mundshme për atë pikë kritike. Ju mund të shprehni çdo shqetësim të sinqertë që keni për të ecur përpara, por duhet të shmangni justifikimet për gabimet ose çështjet e së kaluarës.
  • Kur ju duhet të ngrini shqetësime ose të shpjegoni problemet e së kaluarës, bëni deklarata "Unë" në vend të pohimeve "ju". Kjo e pengon shefin tuaj të dalë në mbrojtje dhe të përgjigjet me deklarata të zemëruara ose negative. Për shembull, nëse shefi juaj ju thërret për të folur me ju për një projekt që nuk e përfunduat në kohë, thoni "hasa në probleme në mbledhjen e burimeve" në vend të "Ju nuk më dhatë të gjitha burimet në kohë."
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 12
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 12

Hapi 7. Falenderoni shefin tuaj që gjeti kohë për t'ju telefonuar

Edhe pse shefi juaj ju thirri, dhe jo anasjelltas, falënderimi i shefit tuaj që ju thirri është një mënyrë e shkëlqyeshme për të shprehur vlerësimin për kohën e tij ose të saj. Për shembull, thuaj “e di që po kalon një ditë të ngarkuar; faleminderit që gjetët kohë për të më telefonuar."

Kjo është e vërtetë në pothuajse çdo telefonatë me shefin tuaj, por është veçanërisht e rëndësishme nëse shefi juaj po thërriste për të shpjeguar një projekt, për të shprehur një shqetësim ose për të kritikuar punën tuaj. Qëllimi është të demonstroni gatishmërinë tuaj për të bërë një punë të mirë në detyrat që ju janë dhënë, dhe falënderimi i shefit tuaj për kohën e tij ose të saj pranon se thirrja e shefit tuaj do ta bëjë më të realizueshme një punë të mirë

Pjesa 3 nga 3: Përgjigja ndaj një telefonate pas orarit

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 13
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 13

Hapi 1. Përgjigjuni thirrjes kur është e mundur

Nëse shefi juaj ju thërret pas orarit, duhet t'i përgjigjeni telefonit përderisa kjo nuk ndërhyn në përparësitë e punës. Kjo është veçanërisht e vërtetë nëse e keni filluar këtë punë brenda gjashtë muajve të fundit.

  • Gatishmëria për të komunikuar me shefin tuaj pas orarit normal të punës do të demonstrojë përkushtimin tuaj ndaj kompanisë dhe pozicionit tuaj.
  • Nëse nuk jeni në gjendje t'i përgjigjeni telefonit, megjithatë, duhet t'i përgjigjeni shefit tuaj sa më shpejt që të keni mundësi. Në mënyrë ideale, kjo do të thotë të dëgjosh çdo postë zanore të mbetur dhe të telefonosh shefin tënd brenda pak minutash. Në varësi të kulturës së kompanisë dhe natyrës së thirrjes, mund të jeni në gjendje të largoheni me një tekst të shpejtë ose email duke shpjeguar vonesën nëse një telefonatë është e pamundur.
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 14
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 14

Hapi 2. Shqyrtoni kulturën e kompanisë tuaj

Në disa kompani, punëdhënësi juaj mund të presë që ju të qëndroni në kontakt përmes telefonit dhe emailit pavarësisht nga koha e ditës ose dita e javës. Ndërsa kjo mund të duket e padrejtë, do t'ju duhet ta pranoni atë si pjesë të kulturës së kompanisë tuaj nëse dëshironi të vazhdoni të punoni atje.

Nëse nuk jeni të sigurt se cili është protokolli, konsultohuni me kolegët tuaj. Ju mund të mësoni se është krejtësisht e pranueshme të vononi përgjigjen për disa orë, ose mund të zbuloni se të gjithë të tjerët përgjigjen menjëherë. Gjeni se cila është përgjigja e pritshme dhe ndiqni

Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 15
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 15

Hapi 3. Qëndroni pozitiv dhe ndërmerrni veprime sipas situatës

Duhet të jeni gjithmonë të sjellshëm dhe pozitiv kur dëgjoni shefin tuaj, edhe gjatë një telefonate pas orarit. Duke u thënë kështu, do t'ju duhet të hidhni një sy në secilën situatë individualisht para se të përcaktoni përgjigjen e duhur ndaj saj.

  • Nëse shefi juaj po ofron një kritikë të përgjithshme ose një sërë udhëzimesh, për shembull, mbani shënime gjatë bisedës, por mos ngurroni të rifilloni aktivitetet tuaja të mëparshme jo-pune pasi të përfundojë thirrja. Zakonisht mund ta ruani veprimin për orët tuaja normale të punës nëse çështja nuk është urgjente.
  • Nga ana tjetër, nëse shefi juaj ju thërret për një urgjencë, do t'ju duhet të trajtoni urgjencën menjëherë dhe sipas dëshirave të shefit tuaj.
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 16
Përgjigjuni një telefonate nga shefi juaj Hapi 16

Hapi 4. Vlerësoni kënaqësinë tuaj të përgjithshme të punës

Shefi juaj nuk mund të presë që ju të jeni në dispozicion 24/7 - megjithatë, nuk ka asnjë garanci që shefi juaj të ketë pritshmëri të arsyeshme. Nëse shefi juaj ju telefonon në mënyrë rutinore pas orarit dhe kjo ju shkakton pakënaqësi ose ankth të konsiderueshëm, mund të jetë koha të mendoni për të kërkuar një punë tjetër.

Mund të provoni të fikni celularin tuaj kur e dini që shefi juaj po bën një telefonatë pas orarit, por nëse vendi juaj i punës nuk është i bashkuar, ju ndoshta jeni një punonjës "sipas dëshirës" i cili mund të ndërpritet në çdo kohë. Shefi juaj mund të tërhiqet pasi të marrë mesazhin që nuk do të përgjigjeni pas orësh, por është gjithashtu e mundur që shefi juaj të përgjigjet duke ju pushuar nga puna

Këshilla

  • Praktikoni t’i përgjigjeni telefonatave të shefit tuaj në një mjedis privat, në mënyrë që të ndiheni më komod, të sigurt dhe të përgatitur herën tjetër kur ai ose ajo të telefonojë. Praktikoni të flisni me shefin tuaj vetë, ose bëni një sërë telefonatash tallëse me miqtë dhe anëtarët e familjes.
  • Komunikoni me shefin tuaj në një mënyrë që reflekton më së miri kulturën e kompanisë tuaj. Megjithëse shefi juaj mund t'ju thërrasë posaçërisht për të diskutuar biznesin, mbani në mend se bisedat një me një me shefin tuaj janë mundësi për të lënë një përshtypje të mirë dhe të qëndrueshme. Shikoni telefonatat nga shefi juaj si ndërveprime pozitive që mund të çojnë në njohjen dhe përparimin e ardhshëm në vendin e punës.

Recommended: