Bërja e telefonatave të biznesit mund të jetë pak nervoz, veçanërisht duke pasur parasysh se sa komunikimi tani ndodh në mënyrë dixhitale. Sidoqoftë, asgjë nuk mund të zëvendësojë tingullin e një zëri njerëzor, dhe nganjëherë është më e përshtatshme për të bërë një telefonatë. Për sa kohë që ju flisni me edukatë dhe natyrshëm, çdokush mund të trajtojë bazat. Por për ta bërë thirrjen sa më efektive, duhet të identifikoni qëllimin e saj para se të kapni telefonin dhe ta keni parasysh këtë kur flisni.
Hapa
Pjesa 1 nga 3: Përgatitja për një telefonatë
Hapi 1. Identifikoni qëllimin specifik të thirrjes tuaj
Duke ditur saktësisht pse doni të flisni me dikë do t'ju ndalojë të ndiheni nervozë për shqetësimin ose humbjen e kohës së tyre, apo edhe thjesht përplasjen. Para se të bëni thirrjen, reflektoni për një minutë mbi qëllimin e saj dhe shënojeni atë. Për shembull, ju mund të mendoni:
- Keni nevojë për të marrë informacion?
- A doni të shisni diçka, apo ta bindni personin për një ide?
- A keni nevojë të kërkoni ndihmën ose mbështetjen e personit?
Hapi 2. Përgatitni pikat kryesore për gjërat që duhet të përmendni
Të kesh një axhendë për atë për të cilën dëshironi të flisni do t'ju ndihmojë të mbani thirrjen tuaj në rrugën e duhur. "Fleta e mashtrimit" gjithashtu mund t'ju ndihmojë të ndiheni më të sigurt, pasi nuk do të harroni atë që duhet të përmendni. Për shembull, nëse po telefononi për t'i kërkuar dikujt takim, mund të shënoni:
- Qëllimi i takimit.
- Kur dhe ku do të mbahet takimi.
- Çfarë personi mund të ketë nevojë të bëjë para takimit.
Hapi 3. Hulumtoni personin që duhet të telefononi
Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse nuk e njihni telefonuesin personalisht. Gjeni se çfarë mund të bëni për ta nga kolegët, kërkimet në internet, profilet e mediave sociale, etj.
- Nëse dini pak për prejardhjen e personit, mund ta përdorni këtë njohuri për të biseduar në fillim në telefonatë. Provoni të thoni diçka si: "Pra, ju keni punuar më parë me Lanham Industries, apo jo? Duhet ta njihni Drew -in, apo jo?"
- Hulumtimi i telefonuesit gjithashtu ju ndihmon të shmangni gabimet e gabuara. Për shembull, nëse zbuloni se personi ka lidhje me një nga konkurrentët tuaj, sigurohuni që të mos e kritikoni atë konkurrent.
Pjesa 2 nga 3: Mbajtja e bisedave me qëllim
Hapi 1. Filloni me disa shaka, por mos e teproni
Thirrni numrin dhe prisni që ai të bjerë disa herë para se personi të marrë. Thuaj "përshëndetje" dhe prezantojeni veten dhe nga po telefononi. Polshtë e sjellshme të fillosh me pak biseda, veçanërisht nëse e njeh personin, por mos u përplas. Mbajeni atë për vetëm një minutë apo më shumë.
- Nëse e njihni personin, mund të filloni me diçka si: “Pra, Alyssa, herën e fundit që folëm ju ishit duke punuar në atë projekt zgjerimi. Si po shkon?”
- Nëse nuk e njihni personin, thjesht përmbajuni diçkaje të thjeshtë si "Shpresoj të jeni mirë sot".
Hapi 2. Shmangni gjuhën e uritur
Duke pyetur gjëra të tilla si "A është kjo një kohë e mirë për të telefonuar?" ose të thuash gjëra të tilla si "Thjesht po thërras në …" të bën të duket sikur nuk ka një qëllim të qartë dhe të rëndësishëm për thirrjen tuaj. Mbani shënimet para jush për qëllimin e thirrjes tuaj dhe jini të sigurt se keni një arsye legjitime për të telefonuar.
Nëse me të vërtetë nuk është një kohë e mirë për të folur, personi do t'ju njoftojë gjithsesi
Hapi 3. Merrni me biznesin e thirrjes tuaj
Pas prezantimeve dhe talljeve, kaloni në qëllimin e vërtetë të thirrjes tuaj. Thjesht mos e bëni tranzicionin shumë të papritur ose të dukshëm. Provoni të bëni një ide për qëllimin e thirrjes tuaj, si:
- "Epo është mirë të kapësh Antonio. Unë po bëj thirrje për…”
- "Më vjen mirë kur dëgjoj se jeni mirë. Unë po bëj thirrje për…”
Hapi 4. Sigurohuni që të bëni pyetje
Nëse thjesht e bombardoni personin me informacion, do të duket sikur thirrja është dërrmuese dhe e njëanshme. Në vend të kësaj, ndaloni dhe bëni pyetje dijeni dhe më pas për ta bërë personin të ndihet i përfshirë dhe për të krijuar një lidhje. Për shembull, provoni gjëra të tilla si:
- “Ne po mendojmë të caktojmë një takim të grupit më 28. Si ju duket kjo, Beatrice?"
- Ne shpresojmë që të mblidhen të gjithë krerët e departamenteve të degëve për të diskutuar strategjinë për tremujorin e ardhshëm. A keni ndonjë ide për këtë, Beatrice?"
Hapi 5. Merrni shënime gjatë telefonatës
Shënimi i gjërave ndërsa flisni me personin ka disa përfitime. Mund t'ju ndihmojë të dëgjoni me vëmendje çdo gjë që thërret telefonuesi, për shembull. Ajo gjithashtu shërben si një regjistrim i thirrjes, në rast se keni nevojë të ndërmerrni ndonjë veprim përcjellës ose t'i raportoni thirrjes dikujt tjetër.
Hapi 6. Sqaroni çdo veprim pasues që është i nevojshëm
Nëse keni nevojë të zbuloni ndonjë informacion dhe t'i ktheheni personit, mbani shënim këtë. Po kështu, nëse keni nevojë që personi të bëjë diçka dhe të kthehet tek ju më vonë, sigurohuni që ta kuptojë këtë. Sido që të jetë, sigurohuni që ta përmendni këtë qartë para se të përfundoni thirrjen. Për shembull, ju mund të thoni:
- "Pra Karl, unë do të kontrolloj me furnizuesit tanë për një afat kohor për dorëzimin, dhe do t'ju kthehem për këtë, në rregull?"
- "Ok, Justina, nëse mund të kontrolloni orarin tuaj dhe të ktheheni tek unë me disa takime të mundshme deri në fund të javës, do të ishte mirë, mirë?"
Pjesa 3 nga 3: Praktikimi i mirësjelljes së mirë të telefonit
Hapi 1. Flisni qartë dhe buzëqeshni ashtu siç bëni
Easyshtë e lehtë të ndihesh në ankth kur duhet të bësh një telefonatë të rëndësishme. Por nëse flisni shumë shpejt ose murmurisni, thirrja nuk do të jetë e suksesshme. Sigurohuni që të merrni frymë natyrshëm ndërsa flisni. Buzëqeshja ndërsa flisni gjithashtu do t'ju ndihmojë të tingëllojë më e natyrshme, edhe nëse personi nuk mund t'ju shohë.
Hapi 2. Pyeteni personin para se të transferoni një telefonatë ose ta vendosni në pritje
Nëse duhet të bëni njërën nga këto gjëra, pyetini ata nëse është mirë së pari. Mos supozoni se ata duan të transferohen, ose kanë kohë për të mbajtur.
- Provoni të thoni diçka si "Liam, a është mirë nëse të vë në pritje për një moment ndërsa kontrolloj me Christine për këtë?"
- Nëse ju duhet të vini dikë në pritje, në të vërtetë përdorni veçorinë e "mbajtjes" së telefonit. Asnjëherë mos e lini linjën hapur.
- Kontrolloni periodikisht me personin nëse do të zgjasë shumë.
- Falenderoni ata që presin kur të merrni përsëri telefonin.
Hapi 3. Thuajini personit që do të shikoni gjithçka për të cilën nuk jeni të sigurt
Ju mund të arrini në një pikë ku personi pyet për diçka që ju nuk e dini përgjigjen. Nëse kjo ndodh, mos u trembni. Sidoqoftë, mos thoni thjesht "nuk e di", pasi kjo është një rrugë pa krye. Në vend të kësaj, thuaji personit diçka si "Unë nuk kam përgjigje për këtë tani, por do ta kontrolloj dhe do të kthehem tek ju."
Nëse premtoni të ktheni një telefonatë, mbajeni premtimin
Hapi 4. Përfundoni duke falënderuar personin për thirrjen e tij
Justshtë thjesht e sjellshme të falënderosh personin që mori kohën për të folur me ty. Sigurohuni që të përfundoni me diçka si "Faleminderit shumë që biseduat me mua. Kalofsh nje dite te mire!" Njerëzit do t'i mbajnë mend këto gjeste të vogla.
Këshilla
- Nëse duhet të lini një mesazh, sigurohuni që të jepni emrin tuaj (shkruani nëse është e nevojshme), së bashku me informacionin tuaj të kontaktit.
- Gjithmonë mbani mend të falënderoni personin në rreshtin tjetër. Ajo tregon respekt.