Ju mund të shkruani një letër kërkese zyrtare për ndonjë numër arsyesh, duke përfshirë të kërkoni nga dikush para ose ndihmë tjetër, ose të kërkoni që ai të ndërmarrë një veprim të veçantë. Letra juaj në përgjithësi duhet të jetë e shkurtër - jo më shumë se një faqe - dhe të shpjegojë atë që dëshironi drejtpërdrejt dhe me besim. Si e përfundoni letrën tuaj varet nga qëllimi i letrës dhe personi të cilit i shkruani. Në përgjithësi, ju do të mbyllnit një letër personale dikujt që e njihni më shumë sesa do të mbyllnit një letër të shkruar për një qëllim biznesi ose profesional.
Hapa
Metoda 1 nga 2: Mbyllja e një Letre Personale
Hapi 1. Përdorni një gjuhë të sjellshme për të formuluar kërkesën tuaj
Me një letër personale, ju zakonisht jepni disa informacione në lidhje me arsyen pse po e bëni kërkesën, pastaj deklaroni kërkesën tuaj drejtpërdrejt. Një frazë e tillë si "do të mundesh" ose "do të mundesh" e bën marrësin të dijë se ju nuk e merrni si të mirëqenë se ata do të përmbushin kërkesën tuaj.
Për shembull, ju mund të shkruani "A do të ishit i gatshëm të shoqëronit motrën time në mbledhjen e fondeve në mënyrë që ajo të mos ketë nevojë të shkojë vetëm?"
Hapi 2. Filloni një paragraf të ri për çdo kërkesë përcjellëse
Nëse keni nevojë për një përgjigje nga marrësi deri në një datë të caktuar, ose keni nevojë që ata të bëjnë ndonjë gjë tjetër që lidhet me kërkesën, mbajeni atë të ndarë nga kërkesa kryesore. Kjo i bën të ditur marrësit se kërkesa për vazhdimësi është në varësi të kërkesës kryesore.
Për të vazhduar me shembullin e mëparshëm, një kërkesë pasuese mund të jetë "Ne gjithashtu do të ishim mirënjohës nëse do të ishit të gatshëm ta çonit atë në ngjarje dhe ta ktheni atë në shtëpi më pas."
Hapi 3. Falenderoni marrësin paraprakisht për përmbushjen e kërkesës tuaj
Pasi të keni deklaruar kërkesën tuaj, përfshini një deklaratë të thjeshtë duke falënderuar marrësin. Ju gjithashtu mund të përfshini një fjali se sa do të thotë ndihma e tyre për ju.
Për shembull, ju mund të shkruani "Faleminderit paraprakisht që na ndihmuat këtu. Do të thotë bota që motra ime të marrë pjesë në mbledhjen e fondeve."
Hapi 4. Përfshini çdo informacion shtesë që marrësi mund të ketë nevojë
Nëse kërkesa duhet të përmbushet në një mënyrë specifike, ose në një kohë dhe vend të caktuar, vazhdoni dhe përfshini këtë informacion pas falënderimit tuaj. Ju gjithashtu mund të përfshini informacionin e kontaktit, nëse parashikoni që marrësi do të dëshirojë të flasë së pari me ju.
Për shembull, ju mund të shkruani "Motra ime do të donte të shkonte në mbledhjen e fondeve të paktën një orë më parë, në mënyrë që të fliste me organizatorët."
Këshillë:
Nëse përfshini informacion shtesë, mund të dëshironi të shtoni një rresht tjetër të vogël që thotë thjesht "faleminderit përsëri!" Kjo përforcon që ju nuk po e merrni përgjigjen e marrësit si të mirëqenë.
Hapi 5. Shtoni një mbyllje kompliment para emrit tuaj
Një mbyllje e thjeshtë si "Sinqerisht e juaja" funksionon mirë për letrat personale. Në varësi të asaj se sa mirë e njihni marrësin dhe natyrën e marrëdhënies tuaj, ju mund të zgjidhni diçka më të ngrohtë, të tillë si "Dashuri" ose "Dashuri gjithmonë".
Shkruani një presje pas mbylljes tuaj dhe lini një hapësirë të dyfishtë për nënshkrimin tuaj. Pastaj shkruani emrin tuaj më poshtë
Metoda 2 nga 2: Përfundimi i një letre biznesi
Hapi 1. Përfshini kërkesën tuaj specifike në trupin e letrës
Kur shkruani një letër kërkese për një arsye biznesi, profesionale ose akademike, tregoni qëllimin e letrës tuaj paraprakisht. Mundësisht, ju do të përfshini kërkesën tuaj specifike në fjalinë e parë të letrës suaj, në vend se në fund të letrës suaj.
Për shkak se ju e bëtë kërkesën tuaj në mënyrë të veçantë në fjalinë e parë të letrës suaj, nuk ka nevojë ta përsërisni atë në fund të letrës
Hapi 2. Falenderoni marrësin për kohën dhe vëmendjen e tyre
Filloni një paragraf të ri, pastaj shkruani një fjali të vetme duke falënderuar marrësin që gjeti kohë për të lexuar letrën tuaj dhe për të marrë parasysh kërkesën tuaj. Marrësi ka të ngjarë të jetë një person i zënë dhe koha e tyre është e vlefshme. Bëjani me dije se i vlerësoni.
Për shembull, ju mund të shkruani "Faleminderit që morët kohë për të marrë parasysh kërkesën time. Unë me të vërtetë e vlerësoj atë."
Këshillë:
Pasi të falënderoni marrësin për kohën dhe vëmendjen e tyre, ju gjithashtu mund të shtoni një falje tjetër, siç është "Unë kërkoj falje për shqetësimin", nëse është e përshtatshme.
Hapi 3. Njoftoni marrësin për çdo afat
Nëse keni nevojë të dini përgjigjen e marrësit deri në një datë të caktuar, jepini datën dhe orën e saktë. Në disa situata, mund të jetë e përshtatshme të jepni një arsye të shkurtër pse ai afat është i rëndësishëm.
Për shembull, ju mund të shkruani "Kërkoj falje për njoftimin e shkurtër, por më duhet një përgjigje para së hënës, 22 prill. Unë kam rezervuar një fluturim jashtë qytetit atë ditë dhe do të jem larg për 2 javë."
Hapi 4. Jepni informacionin e kontaktit nëse marrësi ka ndonjë pyetje
Jepni marrësit një mënyrë për të kontaktuar me ju shpejt, veçanërisht nëse keni nevojë për një përgjigje brenda pak ditësh. Sigurohuni që metoda e kontaktit që jepni është ajo në të cilën jeni zakonisht të disponueshëm gjatë orëve të rregullta të punës.
Për shembull, ju mund të shkruani "Nëse keni ndonjë pyetje, mos ngurroni të më telefononi në numrin tim të punës, 222-123-4567."
Hapi 5. Mbylleni me një mbyllje formale dhe me respekt
Një mbyllje e tillë si "sinqerisht" ose "me respekt" është e përshtatshme për një letër kërkese formale të shkruar për arsye biznesi. Shkruani një presje pas mbylljes tuaj, pastaj lini një hapësirë të dyfishtë për nënshkrimin tuaj. Shkruani nënshkrimin tuaj nën hapësirë.
Nëse ndonjë informacion shtesë është i nevojshëm, siç është titulli i punës ose numri i identifikimit, përfshijeni atë në rreshtin direkt nën emrin tuaj të shtypur
Këshilla
- Ndryshoni dhe korrigjoni letrën tuaj me kujdes para se ta printoni dhe nënshkruani atë. Çdo gabim do t'ju bëjë të dukeni të ngathët dhe mund të rezultojë në kërkesën tuaj që nuk përmbushet.
- Bëni një kopje të letrës tuaj dhe mbajeni atë për regjistrimet tuaja, të paktën derisa çështja të mbyllet ose kërkesa juaj të jetë përmbushur.
- Nëse planifikoni të dërgoni me email letrën tuaj në vend që të dërgoni një kopje të shtypur, formati në përgjithësi është saktësisht i njëjtë. Ju do të lini hapësirë për nënshkrimin tuaj, por jo në të vërtetë ta nënshkruani atë (nëse nuk keni një skedar nënshkrimi dixhital).