Nëse dëshironi që posta juaj të arrijë tek marrësi menjëherë dhe me saktësi, mund të bëni shumë për të ndihmuar në përfundimin e krijimit të postës. Një zarf i adresuar siç duhet e bën jetën e të gjithëve të lehtë dhe ndihmon që artikulli të arrijë tek personi që duhet të arrijë, në një kohë rekord.
Hapa
Hapi 1. Zgjidhni zarfe me ngjyrë të thjeshtë
Shmangni përdorimin e zarfeve të zbukuruara kur ka të bëjë me një transaksion biznesi, ose ndonjë transaksion tjetër zyrtar siç është shkrimi në qeveri ose gjykatë.
Hapi 2. Përdorni vetëm stilolaps të zi ose blu
Rrini me stilolapsat e rregullimit nëse po shkruani drejtpërdrejt në zarf. Ngjyrat e tjera janë tërheqëse dhe sugjerojnë një mungesë profesionalizmi që mund t'i mbajë gjërat në tabaka të dikujt.
Hapi 3. Synoni të printoni një etiketë në vend që ta adresoni me dorë
Etiketat e shtypura janë më të lehta për tu lexuar dhe duken menjëherë profesionale. Nuk është thelbësore, por nëse keni një dorëshkrim të çrregullt, është e kujdesshme! Kur printoni, përdorni fontet e tipit Times New Roman, Geneva, Verdana. Shmangni përdorimin e shkronjave të mrekullueshme që e bëjnë më të vështirë leximin (si për syrin e njeriut ashtu edhe për makinat e skanimit postar).
Hapi 4. Në adresë, mos harroni të përfshini detajet e sakta të "vëmendjes ndaj"
Përdorimi i "ATTN:" ose "Kujdes" nxjerr në pah personin e saktë i cili supozohet të lexojë postën tuaj. Nëse nuk keni një emër të saktë, shkruani emrin e pozicionit. Ky shënim duhet të shtohet para adresës së rrugës së marrësit.
Hapi 5. Shkruani adresën e plotë
Për të shmangur ndonjë gabim, mos bëni supozime se ata që lexojnë adresën e dinë se çfarë nënkuptojnë shkurtimet tuaja. Për më tepër, as mos supozoni se shkurtesat e zakonshme janë aq të zakonshme sa mendoni! Shpjegoni emrat e shtetit, emrat e qyteteve, emrat e njerëzve, për të qenë të sigurt.
Hapi 6. Kontrolloni me USPS (ose transportuesin tuaj postar lokal) për të vërtetuar adresën
Për të shmangur ndonjë gabim, përdorni mjete për të verifikuar dhe normalizuar adresën për shpërndarjen më të shpejtë të mundshme. Shkruani emrat e qyteteve dhe marrësve, për të qenë të sigurt.
Hapi 7. Vendosni adresën në qendër të zarfit
Përdorni një cilësim blloku dhe mbajeni adresën në qendër sa më shumë që të jetë e mundur, duke lënë hapësirë poshtë, sipër dhe anëve të bllokut të adresave.
Hapi 8. Shtoni të dhënat tuaja të kthimit
Kjo është vendimtare për kthimin nëse diçka shkon keq gjatë lindjes. Shkruani qartë detajet e kthimit tuaj, ose përdorni një etiketë ngjitëse që është printuar paraprakisht me detajet e adresës suaj. Përdorni adresën e duhur për kthim-merrni parasysh nëse duhet të jetë adresa juaj e shtëpisë, adresa e punës, adresa e biznesit, etj. Në Amerikën e Veriut, vendoseni këtë adresë kthimi në këndin e sipërm të majtë të zarfit (majtas kur shikoni zarfin). Në vendet e tjera, është më e zakonshme që individët të vendosin adresën e kthimit në anën tjetër të zarfit, aty ku zarfi është mbyllur, megjithëse kompanitë priren të preferojnë stilin e këndit të përparmë.
Këshilla
-
Vendosni shtesa të rëndësishme nën bllokun e adresës së përgjigjes në pjesën e përparme të zarfit, ose në këndin e sipërm përballë vulës. Përdorni shkronja të mëdha për shtesa të tilla. Shembuj të këtyre përfshijnë:
- P TOR:
- NGA:
- KONFIDENCIALE
- P FORR P RRDOR T VETLM
- N IN KONFIDENC
- P RRGJIGJI ASAP/MENJIHER
- URGJENT