Si të shkruani procesverbalet e korporatës (me fotografi)

Përmbajtje:

Si të shkruani procesverbalet e korporatës (me fotografi)
Si të shkruani procesverbalet e korporatës (me fotografi)

Video: Si të shkruani procesverbalet e korporatës (me fotografi)

Video: Si të shkruani procesverbalet e korporatës (me fotografi)
Video: Teuta Selimi - Ja Fala (Official Video 4K) 2024, Marsh
Anonim

Procesverbalet e korporatës shpesh kërkohen me ligj. Shumë shtete kërkojnë nga korporatat dhe subjektet e tjera të biznesit të mbajnë procesverbalet e takimeve të aksionarëve ose drejtorëve të tyre. Procesverbalet e korporatës mund të jenë gjithashtu kryesore në disa padi, veçanërisht kur drejtorët paditen për vendimet e tyre të biznesit. Për të shkruar si duhet procesverbalet, duhet të mbani shënime të hollësishme gjatë takimit. Pastaj, duhet të uleni sa më shpejt të jetë e mundur për të hartuar procesverbalin. Para se procesverbali të bëhet përfundimtar, Bordi i Drejtorëve ka të ngjarë të ketë nevojë t'i miratojë ato.

Hapa

Pjesa 1 nga 3: Marrja e Shënimeve Gjatë Takimit

Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 1
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 1

Hapi 1. Shënoni detajet në lidhje me takimin

Para se të shkoni në takim, mund të shkruani detajet e kërkuara në lidhje me takimin, të cilat duhet t'i përfshini në procesverbalin tuaj të shtypur. Vini re sa vijon:

  • emrin e plotë të kompanisë tuaj
  • data dhe ora e takimit
  • vendi i takimit
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 2
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 2

Hapi 2. Shkruani kush merr pjesë

Do t'ju duhet një listë e plotë e njerëzve që marrin pjesë në takim. Shkruani gjithashtu ata anëtarë që mungojnë. Përfshini çdo mysafir ose këshilltar që është ftuar.

  • Vini re çdo mbërritje të vonshme ose kohën kur dikush largohet nga takimi herët.
  • Shkruani gjithashtu se kush po e zhvillon takimin dhe nëse një kuorum ishte i pranishëm.
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 3
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 3

Hapi 3. Regjistroni qëllimin e takimit

Ka shumë arsye pse do të keni një takim. Disa nga arsyet më të zakonshme janë këto:

  • takim vjetor për drejtorët dhe aksionarët
  • takim për të përcaktuar punësimin e punonjësve
  • takim për të diskutuar kompensimin
  • shpallja e oficerëve të rinj
  • aksionet e emetimit
  • diskutimi i aktivitetit financiar, siç është një bankë e re ose një linjë krediti
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 4
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 4

Hapi 4. Vini re nëse janë pranuar procesverbalet paraprake

Në përgjithësi, pika e parë e rendit të ditës do të jetë pranimi i procesverbalit nga takimi paraprak. Duhej t'ua shpërndanit të gjithëve paraprakisht. Shkruani votën.

Nëse dikush kundërshton procesverbalin, mund të fillojë diskutimi. Nëse keni nevojë të bëni rishikime, atëherë vini re se çfarë duhet të ndryshoni

Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 5
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 5

Hapi 5. Merrni shënime diskutimi mbi pikat e rendit të ditës

Procesverbalet e korporatës duhet të përmbajnë gjithashtu një përmbledhje të diskutimit për secilën pikë të rendit të ditës. Ju duhet të zgjidhni fjalët tuaja me kujdes ndërsa shkruani atë që thonë njerëzit. Ju dëshironi të jeni të saktë, prandaj dëgjoni me kujdes.

  • Shmangni përpjekjen për të hequr një transkriptim fjalë për fjalë. Për shembull, dikush mund të argumentojë për pesë minuta se një politikë e propozuar është e gabuar për biznesin. Mjafton të theksohet se ata nuk ishin dakord me politikën dhe të identifikonin shkurtimisht arsyen.
  • Vini re se çfarë dokumentesh po shikojnë të pranishmit. Shkruani emrin e dokumentit dhe datën e tij. Ju gjithashtu duhet të keni një kopje të dokumentit për t'i bashkangjitur procesverbalit.
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 6
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 6

Hapi 6. Regjistroni votimin për artikujt

Nëse takimi përfshin votimin për pikat e rendit të ditës, atëherë procesverbali duhet të pasqyrojë votën. Gjithashtu vini re abstenimet (njerëzit që refuzojnë të votojnë).

  • Në përgjithësi, shumica e rezolutave do të miratohen njëzëri. Sidoqoftë, duhet të vini re emrat e çdo kundërshtuesi.
  • Për shembull, mund të shkruani: “Rezoluta e miratuar. Disidencë: Jones. Abstenim: Mathers, Johnson."
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 7
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 7

Hapi 7. Regjistroni shtyrjen

Shkruani kohën kur personi që drejtoi takimin e shtyu atë. Nëse anëtarët diskutuan se kur do të mbahej takimi tjetër, atëherë vini re gjithashtu atë informacion.

Për shembull, mund të shkruani, “Takimi tjetër ishte caktuar për 1 korrik 2016, koha dhe vendi që do të përcaktoheshin. Mbledhja u ndërpre në orën 18:16 pasdite.”

Pjesa 2 nga 3: Shtypja e procesverbalit tuaj

Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 8
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 8

Hapi 1. Shkruani procesverbalin sa më shpejt të jetë e mundur

Ju mund të keni marrë shënime të shkruara me dorë ndërsa jeni ulur në takim. Edhe nëse shtypni shënimet tuaja, mund të keni kapur vetëm fraza të fragmentuara. Sa më shpejt të jetë e mundur, uluni dhe shkruani minuta më të plota.

  • Mos harroni të përdorni gramatikë standarde dhe fjali të plota. Për shembull, “z. Smith kundërshtoi linjën e re të kredisë”është e pranueshme. "Smith jo me kredi" nuk është.
  • Ekzistojnë modele të takimeve të korporatave në dispozicion në internet. Ju mund të dëshironi t'i shikoni ato nëse keni nevojë për ndihmë për të gjetur se si t'i organizoni minutat tuaja.
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 9
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 9

Hapi 2. Identifikoni kur u mbajt takimi

Në krye të faqes tuaj, përfshini ku, kur dhe kush ka marrë pjesë ose ka munguar. Gjithashtu shënoni çdo mysafir dhe kush i ka shënuar procesverbalet për takimin.

Për shembull, mund të shkruani: “Procesverbali i një takimi të rregullt të bordit të drejtorëve të ABC Company, mbajtur më 22 janar 2017 në 1245 Corporate Avenue. Drejtorët e mëposhtëm ishin të pranishëm: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Drejtorët e mëposhtëm munguan: Clinton. Të ftuarit e mëposhtëm ishin të pranishëm: Michael Matthews, CPA. Procesverbali i regjistruar nga J. Allen.”

Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 10
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 10

Hapi 3. Vini re kur u thirr mbledhja me porosi

Shteti që e thirri takimin me urdhër dhe pranoi ekzistencën e një kuorumi. Gjithashtu tregoni kohën.

Për shembull, “Kryetari Abrams thirri takimin me porosi në 6:15 pasdite dhe vuri në dukje praninë e një kuorumi. Ai prezantoi mysafirët e pranishëm."

Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 11
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 11

Hapi 4. Thoni nëse janë miratuar procesverbalet paraprake

Për shembull, mund të shkruani: "Me lëvizjen e bërë, të sekonduar dhe të kryer, Bordi miratoi procesverbalin e shpërndarë më parë të datës [shëno datën]."

Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 12
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 12

Hapi 5. Vini re çdo raport ose prezantim të dhënë

Disa raporte jepen në çdo takim. Sidoqoftë, ju gjithashtu mund të keni pasur një prezantim të veçantë në lidhje me një pikë të rendit të ditës. Identifikoni sa vijon:

  • Kush e bëri prezantimin ose raportin. Gjithashtu identifikoni titullin e tyre. Disa prezantime jepen nga mysafirët dhe procesverbali duhet të pasqyrojë plotësisht identitetin e tyre.
  • Për çfarë ishte prezantimi ose raporti.
  • Nëse prezantuesi iu përgjigj pyetjeve të bëra.
  • Nëse një raport është ofruar për miratim nga bordi, vini re nëse ka pasur diskutim dhe nëse është miratuar. Për shembull, "Pas një diskutimi të shkurtër të çështjeve, u bë një mocion për të pranuar raportin financiar, i cili u transferua dhe u miratua."
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 13
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 13

Hapi 6. Përmbledh diskutimin e pikave të rendit të ditës

Bordi mund të ketë vendosur të miratojë një rezolutë ose të ndërmarrë veprime për ndonjë pikë tjetër të rendit të ditës. Ju duhet të përmblidhni diskutimin e anëtarëve. Vini re gjithashtu votën për secilën pikë.

  • Përdorni një gjuhë të thjeshtë. Shmangni fjalët dhe mbiemrat e panevojshëm, të cilët rrëmbejnë minutat. Për shembull, “z. Smith nuk u pajtua me Znj. Jones "është më e preferueshme se" Z. Smith nuk u pajtua fort me Znj. Jones."
  • Identifikoni siç duhet dokumentet që rishikojnë pjesëmarrësit. Për shembull, "Bordi miratoi shtesat e propozuara në politikën e konfliktit të interesit" është e paqartë. Në vend të kësaj, identifikoni dokumentin: "Bordi miratoi njëzëri propozimin" Shtim i Raportimit të Konfliktit "të datës 1 qershor 2016, një kopje e të cilit u shpërnda para takimit."
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 14
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 14

Hapi 7. Jepni shënime më të plota për pikat e rëndësishme të rendit të ditës

Disa pika të agjendës së korporatës janë më të rëndësishme se të tjerat. Ato janë të rëndësishme sepse paditë e ardhshme mund të dalin nga vendimi i bordit. Avokatët dhe gjyqtarët do t'i trajtojnë procesverbalet tuaja si një portretizim të saktë të mënyrës se si ka vepruar bordi. Për të mbrojtur tabelën, duhet të jepni më shumë detaje.

  • Bashkimet dhe blerjet, blerjet e aksioneve dhe vendimet e tjera të rëndësishme do të kërkojnë më shumë detaje. Drejtorët mund të paditen për ushtrimin e pahijshëm të gjykimit të tyre të biznesit.
  • Anëtarët e bordit shpesh duhet të konsultohen me ekspertë ose të rishikojnë raportet/studimet para se të marrin një vendim në këto fusha. Procesverbali juaj duhet të pasqyrojë se është bërë një prezantim i ekspertëve ose se keni shpërndarë studime ose raporte tek anëtarët e bordit përpara takimit.
  • Ju gjithashtu duhet të vini re se koha e mjaftueshme iu dha diskutimit dhe se bordi veproi në një mënyrë të ngjashme me biznesin.
  • Vini re nëse bordi diskutoi alternativa për rrjedhën e propozuar të veprimit. Përmblidhni pse bordi refuzoi ose miratoi kursin alternativ të veprimit.
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 15
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 15

Hapi 8. Shtoni informacionin e mbetur

Vini re sa më poshtë, aty ku është e aplikueshme, në rendin kronologjik në të cilin ato ndodhën në takim:

  • Njoftimet. Kryetari ose anëtarët e tjerë mund të kenë bërë njoftime për takimet e ardhshme ose çështje të tjera.
  • Sesion ekzekutiv. Tregoni nëse bordi hyri në seancën ekzekutive pasi stafi dhe mysafirët u larguan.
  • Shtyrja. Për shembull, mund të shkruani, "Duke mos pasur punë shtesë, takimi u shty në orën 7:55 pasdite."
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 16
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 16

Hapi 9. Qarkulloni draftin tuaj të procesverbalit

Drafti juaj duhet të rishikohet. Ndiqni politikën e korporatës tuaj. Për shembull, mund t'ju duhet të tregoni draftin tuaj tek Këshilltari i Përgjithshëm ose Zyrtari Kryesor Financiar. Ata mund të bëjnë komente, të cilat ju duhet t'i përfshini.

  • Atëherë mund t'ju duhet të shpërndani draftin në një grup më të gjerë menaxhimi, i cili gjithashtu mund të ketë komente.
  • Së fundi, ju do t'i shpërndani procesverbalet në bordin e plotë, pasi ata do të votojnë për procesverbalin për takimin e ardhshëm.
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 17
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 17

Hapi 10. Shmangni ndryshimet në minutat e fundit

Pasi miratohet nga bordi, procesverbali është përfundimtar. Ju duhet të shmangni ndryshimet në to. Disa ekspertë sugjerojnë që ju mund të bëni redaktime të vogla, të tilla si rregullimi i gabimeve drejtshkrimore. Sidoqoftë, nuk ka vërtet nevojë për të korrigjuar gabimet e gabimit dhe gabime të tjera të vogla, nëse nuk parandalojnë dikë të kuptojë atë që është shkruar.

Asnjëherë nuk duhet të ndryshoni asgjë thelbësore. Nëse një anëtar i bordit dëshiron të bëjë një ndryshim në procesverbalin e miratuar, tregojini kryetarit të bordit

Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 18
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 18

Hapi 11. Ruani minutat tuaja të miratuara

Ju nuk keni pse të paraqisni procesverbalin tuaj të korporatës me shtetin tuaj. Sidoqoftë, ju ndoshta duhet t'i ruani ato me regjistrimet tuaja të tjera të korporatës, siç janë aktet nënligjore dhe artikujt e themelimit. Mbani procesverbalin për të paktën shtatë vjet ose ndoshta pafundësisht, në varësi të politikave tuaja të brendshme.

  • Nëse procesverbali juaj ka përfshirë një dokument me referencë, bashkëngjitni dokumentin.
  • Ju gjithashtu duhet të hidhni çdo draft të procesverbalit tuaj pasi të jetë miratuar versioni përfundimtar. Ju gjithashtu mund të keni nevojë të fshini versionet elektronike rezervë të procesverbalit.

Pjesa 3 nga 3: Përgatitja për Takimin

Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 19
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 19

Hapi 1. Njoftoni njerëzit e duhur për takimin

Nëse keni një mbledhje të aksionarëve, duhet të njoftoni të gjithë aksionarët. Nëse jeni duke mbajtur një takim drejtori, atëherë duhet t'i njoftoni të gjithë drejtorët.

Të dy aksionarët dhe drejtorët mund të heqin dorë nga kërkesa e njoftimit. Sidoqoftë, ata duhet të kishin nënshkruar një formular heqjeje dorë. Shikoni për të parë nëse ka ndonjë dhe jepni njoftimin e duhur atyre që nuk kanë

Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 20
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 20

Hapi 2. Shpërndani paketat e takimeve

Çdo pjesëmarrës do të ketë nevojë për të njëjtin grup informacioni në mënyrë që të mund të bëjë një votim të informuar në takim. Ju duhet të krijoni një paketë informacioni dhe ta shpërndani. Përfshi sa vijon:

  • procesverbali nga takimi paraprak
  • raportet ose dokumentet për tu shqyrtuar para takimit
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 21
Shkruani Procesverbalet e Korporatës Hapi 21

Hapi 3. Zgjidhni zbatimin tuaj të shkrimit

Si personi që merr shënimet, ju duhet të vendosni se si dëshironi t'i shkruani ato në takim. Në përgjithësi, njerëzit ende shkruajnë shënime në dorëshkrim, megjithëse mund të përdorni një laptop.

  • Nëse përdorni një kompjuter portativ, atëherë çdo skicë do të ruhet në mënyrë elektronike. Kjo do të thotë që dikush mund t'i marrë ato në një proces gjyqësor. Prandaj, duhet të mendoni me kujdes para se të merrni minuta duke përdorur një kompjuter.
  • Klikimi i çelësave të kompjuterit është gjithashtu tërheqës, gjë që duhet ta keni parasysh.
  • Pyesni Kryetarin tuaj nëse ata preferojnë që ju të merrni minuta në dorëshkrim ose me një kompjuter portativ.

Recommended: