Si të merrni minuta (me fotografi)

Përmbajtje:

Si të merrni minuta (me fotografi)
Si të merrni minuta (me fotografi)

Video: Si të merrni minuta (me fotografi)

Video: Si të merrni minuta (me fotografi)
Video: Si të bëhesh Designer profesionist në vetëm 15 minuta 👨🏼‍🎨 (hileja që përdorin disa kompani) 🤫 2024, Marsh
Anonim

Ju sapo u zgjodhët ose u caktuat si sekretar i komitetit ku i përkisni. Urime! A dini si të merrni, përgatisni dhe paraqitni procesverbalet? Pavarësisht nëse jeni duke ndjekur Biblën legjislative të Rregullave të Rendit të Robertit ose merrni minuta në një mjedis më pak formal, këtu janë metodat e rëndësishme që duhet të ndiqni.

Hapa

Procesverbali Shembull

Image
Image

Mostra e Procesverbalit të Takimit

Mbështetni wikiHow dhe zhbllokoni të gjitha mostrat.

Image
Image

Shembull Procesverbali të Takimit të Biznesit

Mbështetni wikiHow dhe zhbllokoni të gjitha mostrat.

Image
Image

Mostra e Procesverbalit të Mbledhjes së Bordit

Mbështetni wikiHow dhe zhbllokoni të gjitha mostrat.

Pjesa 1 nga 4: Përgatitja paraprakisht

Merrni Minutat Hapi 1
Merrni Minutat Hapi 1

Hapi 1. Njihni politikat e takimit të organizatës suaj

Nëse sekretari pritet të marrë procesverbal zyrtar, pyesni nëse grupi ndjek Rregulloren e Robertit ose një udhëzues tjetër. Në mjedise më joformale, pyesni se çfarë duhet të përfshihet në procesverbal ose si do të përdoren ato.

  • Si mbajtës i procesverbalit, nuk keni nevojë të njiheni me Rregullat e plota të Rendit. Sidoqoftë, marrja e një kopje (ose huazimi i kryetarit) mund të jetë e dobishme për t'iu përgjigjur pyetjeve specifike.
  • Dije edhe rolin tënd. Disa sekretarë të minutave nuk marrin pjesë në takim, ndërsa të tjerët marrin minuta ndërsa kontribuojnë në diskutim. Në secilin rast sekretari nuk duhet të jetë dikush që ka një rol tjetër kryesor, siç është kryetari ose lehtësuesi.
Merrni Procesverbalin Hapi 2
Merrni Procesverbalin Hapi 2

Hapi 2. Përgatitni një model paraprakisht

Procesverbali i çdo takimi do të përmbajë të njëjtin informacion. Një shabllon krijon një format të qëndrueshëm për lehtësinë e referencës. Përfshini hapësirë për informacionin e mëposhtëm të paktën.

  • Emri i organizates.
  • Lloji i takimit. A është ky një takim i rregullt javor ose vjetor, një takim më i vogël i komitetit, apo një takim i thirrur për një qëllim të veçantë?
  • Data, koha dhe vendi. Lini hapësirë për kohën e fillimit dhe mbarimit (mbledhja dhe shtyrja).
  • Emri i kryetarit ose udhëheqësit të takimit dhe emri i sekretarit (ose zëvendësuesit e tyre).
  • Lista e "pjesëmarrësve" dhe "faljeve të mungesave". Ky është një term i zbukuruar për fletën e pjesëmarrjes. Vini re nëse një kuorum është i pranishëm (numri i njerëzve të mjaftueshëm për të kryer votat).
  • Hapësirë për nënshkrimin tuaj. Si mbajtës i minutave, ju gjithmonë do të nënshkruani punën tuaj. Mund të kërkohet një nënshkrim shtesë kur miratohen procesverbalet, sipas politikave të organizatës suaj.
  • Një axhendë, nëse jepet një. Nëse kryetari ose lehtësuesi i takimit nuk ju ka kërkuar të hartoni rendin e ditës, ata duhet të kenë një në dispozicion sipas kërkesës. Të kesh një për të referuar do të të ndihmojë të organizosh shënimet e takimit tënd.
Merrni Procesverbalin Hapi 3
Merrni Procesverbalin Hapi 3

Hapi 3. Sillni me vete një fletore ose laptop

Sigurohuni që gjithçka që sillni është diçka me të cilën jeni të kënaqur. Nëse do të shkruani minuta shpesh, lini mënjanë një fletore për këtë qëllim, ose krijoni një dosje në kompjuterin tuaj.

  • Nëse keni marrë procesverbal në një takim të mëparshëm dhe ato nuk janë paraqitur për miratim, sigurohuni që t'i sillni edhe ata me vete.
  • Ndërsa një regjistrues audio mund t'ju ndihmojë të transkriptoni minutat më vonë, ai nuk zëvendëson marrjen e shënimeve. Nëse e regjistroni takimin, sigurohuni që të gjithë të pranishmit të kenë pëlqimin dhe mos i dorëzoni tundimit për të krijuar një transkriptim fjalë për fjalë.
  • Mësimi i një stenografi do të shpejtojë marrjen e shënimeve, por nuk keni nevojë të jeni në gjendje të hiqni çdo fjalë në mënyrë që të merrni minuta. Në fakt, ju duhet të shmangni këtë.
  • Nëse ju kërkohet të mbani shënime publikisht gjatë takimit, përdorni një projektor të lartë ose këmbalec prezantimi. Sigurohuni që të jeni në gjendje t'i merrni shënimet në shtëpi më pas pa i njollosur ato në mënyrë që të jeni në gjendje t'i përdorni ato për të shkruar minuta.

Pjesa 2 nga 4: Marrja e Shënimeve të Takimit

Merrni Minutat Hapi 4
Merrni Minutat Hapi 4

Hapi 1. Shpërndani një fletë pjesëmarrjeje

Sapo të gjithë të jenë të pranishëm, shpërndani një copë letër (më shumë për takime shumë të mëdha) me hapësirë që secili person të shkruajë emrin dhe informacionin e tij të kontaktit. Ju mund ta përdorni këtë pas takimit për të plotësuar pjesën e pjesëmarrësve në modelin tuaj, ose bashkëngjitni fletën e regjistrimit në procesverbalin e përfunduar.

Nëse nuk jeni të njohur me shumë nga njerëzit e pranishëm, skiconi një tabelë ulësesh dhe plotësoni atë ndërsa i kërkoni të gjithëve të prezantohen. Mbani atë të dobishëm ndërsa merrni shënime takimi, në mënyrë që t'u referoheni njerëzve me emra kur është e përshtatshme (siç diskutohet më poshtë)

Merrni Minutat Hapi 5
Merrni Minutat Hapi 5

Hapi 2. Plotësoni sa më shumë shabllonin tuaj

Ndërsa prisni që takimi të fillojë, regjistroni emrin e organizatës, datën dhe vendin e takimit dhe llojin e takimit (p.sh. takimi javor i bordit, një takim i komisionit special, etj.). Kur fillon takimi, shënoni kohën e fillimit.

  • Nëse nuk keni një model, regjistroni këtë informacion në krye të shënimeve tuaja të takimit.
  • Nëse takimi është thirrur për një qëllim të veçantë ose në një kohë të veçantë, ruani njoftimin e dërguar për të njoftuar anëtarët. Duhet t'ia bashkëngjisni minutave pasi të jenë transkriptuar.
Merrni Minutat Hapi 6
Merrni Minutat Hapi 6

Hapi 3. Vini re rezultatin e lëvizjes së parë

Shumica e takimeve formale do të fillojnë me një mocion për të miratuar një axhendë, kështu që ky hap do ta përdorë atë si shembull. Nëse takimi fillon me një lëvizje të ndryshme, thjesht sigurohuni që të regjistroni të gjithë të njëjtin informacion përkatës:

  • Formulimi i saktë i lëvizjes që fillon "lëviz". Kjo zakonisht do të jetë "Unë lëviz për miratimin e kësaj axhende".
  • Emri i lëvizësit (personi që propozoi mocionin).
  • Rezultati i votimit. Nëse votimi ka sukses, shkruani "lëvizja është kryer". Nëse dështon, shkruani "lëvizja dështoi".
  • Ju mund të kërkoni që mocionet e gjata të dorëzohen me shkrim nëse nuk mund t'i regjistroni ato me saktësi. Nëse ky është një problem i përsëritur, pyesni mes takimeve nëse kjo mund të bëhet politikë zyrtare për mocionet mbi një numër të caktuar fjalësh.
  • Nëse keni hartuar rendin e ditës, ju mund të jeni lëvizësi i këtij mocioni si dhe sekretari i procesverbalit. Kjo është mirë; për sa kohë që ju mbeteni objektiv nuk ka asnjë problem të regjistroni veprimet tuaja.
Merrni Minutat Hapi 7
Merrni Minutat Hapi 7

Hapi 4. Regjistroni lëvizje të tjera gjatë takimit

Dëgjoni me vëmendje të gjitha diskutimet, por (nëse nuk udhëzohet ndryshe!) Mos i regjistroni ato. Kur bëhet një lëvizje e re, regjistroni informacionin përkatës.

  • Mbani mend, çdo lëvizje duhet të përfshijë formulimin e saktë të mocionit, emrin e lëvizësit dhe rezultatin e votimit.
  • Disa mocione kërkojnë një sekondar para se të kaloni në votim. Nëse dikush thotë "Unë e përkrah lëvizjen" ose të ngjashme, regjistroni emrin e atij personi si dytësuesi.
  • Nëse nuk e dini emrin e lëvizësit ose keni nevojë për përsëritje të lëvizjes, ndërpresni takimin me mirësjellje për të kërkuar. Regjistrimi i informacionit me saktësi është mjaft i rëndësishëm për të justifikuar një ndërprerje të vogël.
  • Nëse një mocion ndryshohet, thjesht ndryshoni formulimin e lëvizjes në shënimet tuaja. Nëse ndryshimi nuk është i diskutueshëm dhe nuk shkakton shumë diskutime, nuk ka nevojë të regjistrohet se ka ndodhur një ndryshim.
Merrni Procesverbalin Hapi 8
Merrni Procesverbalin Hapi 8

Hapi 5. Dëgjoni raportet dhe merrni kopje

Sa herë që një raport, buletin lajmesh ose artikuj të ngjashëm lexohen me zë të lartë, regjistroni emrin e raportit dhe personin që e lexon atë (ose emrin e nënkomitetit që e ka hartuar atë). Nëse ka një lëvizje të bashkangjitur, regjistrojeni si çdo lëvizje tjetër.

  • Mostshtë më praktike të marrësh një kopje në fund të takimit. Bëni një shënim për t'i kërkuar lexuesit ose udhëheqësit të takimit (kryetarit ose presidentit) një kopje më pas. Ju do t'i bashkëngjitni një kopje të secilit raport procesverbalit pasi të jetë transkriptuar.
  • Nëse kopjet nuk janë të disponueshme, vini re se ku ruhet dokumenti origjinal. Ju mund të keni nevojë të kërkoni këtë informacion pas takimit.
  • Nëse një anëtar bën një raport gojor (në vend që të lexojë nga një dokument), shkruani një përmbledhje të shkurtër, objektive të raportit. Mos hyni në detaje specifike ose mos citoni folësin fjalë për fjalë.
Merrni Procesverbalin Hapi 9
Merrni Procesverbalin Hapi 9

Hapi 6. Regjistroni veprimet e ndërmarra ose të caktuara

Kjo përfshin "check -in" në detyrat e takimit të fundit, si dhe veprimet e reja. A është caktuar dikush për të shkruar një letër? Vini re emrin dhe udhëzimet e tyre.

  • Në varësi të asaj se sa zyrtare është takimi juaj, shumë nga këto veprime mund të bien nën ombrellën e "mocioneve". Për takime më pak formale, mund t'ju duhet të mbani veshët tuaj të qëruar për vendime më pak të organizuara gjithashtu.
  • Përfshini një përmendje të shkurtër të arsyetimit të një vendimi nëse jepet.
Merrni Minutat Hapi 10
Merrni Minutat Hapi 10

Hapi 7. Regjistroni të gjitha pikat e rendit dhe vendimet

Sa herë që kundërshtimi i bëhet një procedure, regjistroni kundërshtimin e plotë dhe bazën e tij, si dhe vendimin e plotë të dhënë nga Kryetari.

Sigurohuni që të përfshini çdo referencë në Rregulloren e Robertit, aktet nënligjore të organizatës ose protokollin e kompanisë

Merrni Procesverbalin Hapi 11
Merrni Procesverbalin Hapi 11

Hapi 8. Vetëm nëse kërkohet, regjistroni përmbledhje diskutimesh

Zyrtarisht, procesverbalet janë një regjistrim i asaj që është bërë, jo ajo që është thënë. Megjithatë, plotësoni çdo kërkesë specifike që organizata juaj bën nga ju.

  • Kur regjistroni diskutimin, jini sa më objektiv që të jetë e mundur. Përfshini pika konkrete, jo opinione dhe minimizoni përdorimin e mbiemrave dhe ndajfoljeve. Shkrimi i thatë, faktik, i mërzitshëm është qëllimi juaj!
  • Mos iu referoni njerëzve me emër gjatë përmbledhjes së diskutimit. Kjo është veçanërisht e rëndësishme gjatë argumenteve të nxehta që mund të shkaktojnë fyerje.
Merrni Procesverbalin Hapi 12
Merrni Procesverbalin Hapi 12

Hapi 9. Përfundoni në fund të takimit

Regjistroni kohën kur takimi u shty. Mos harroni të merrni ndonjë kopje të raporteve ose t'i kujtoni dikujt t'i dërgojë ato tek ju.

Hiqni shënimet tuaja për të parë nëse ka diçka që mungon ose që ka nevojë për sqarim. Nëse keni nevojë t'i bëni dikujt një pyetje, bëjeni tani para se të largohet

Pjesa 3 nga 4: Transkriptimi i Procesverbalit

Merrni Procesverbalin Hapi 13
Merrni Procesverbalin Hapi 13

Hapi 1. Filloni këtë proces sa më shpejt të jetë e mundur

Bestshtë më mirë të transkriptoni procesverbalin zyrtar menjëherë pas takimit, kur ngjarjet janë ende të freskëta në mendjen tuaj.

Merrni Procesverbalin Hapi 14
Merrni Procesverbalin Hapi 14

Hapi 2. Përdorni një kompjuter për të shkruar shënimet tuaja të takimit

Ju tashmë mund ta keni bërë këtë nëse përdorni një laptop në takim. Ruani shënimet tuaja dhe filloni një dokument të ri për minutat në mënyrë që të mund të krahasoni shënimet dhe procesverbalet tuaja krah për krah.

Merrni Minutat Hapi 15
Merrni Minutat Hapi 15

Hapi 3. Formatoni shënimet tuaja në paragrafë të pastër

Çdo lëvizje, vendim ose pikë e re e rendit duhet të jetë në paragrafin e vet. Ndërsa i formatoni ato, kontrolloni që:

  • Përdorni drejtshkrimin dhe gramatikën e duhur. Përdorni një kontrollues drejtshkrimi nëse keni nevojë.
  • Përdorni të njëjtën kohë gjatë gjithë kohës. Përdorni kohën e shkuar ose të tashme, por kurrë mos kaloni mes tyre në të njëjtin dokument.
  • Janë objektive sa të jetë e mundur. Opinioni juaj nuk duhet të zbritet kurrë nga procesverbali. Po përpiqeni të krijoni një rekord objektiv që të gjithë ta përdorin.
  • Përdorni një gjuhë të thjeshtë dhe të saktë. Çdo gjuhë e paqartë duhet të zëvendësohet me formulim të saktë. Përshkrimet e luleve duhet të hiqen tërësisht.
  • Përfshini vetëm veprimet e ndërmarra, jo diskutimet. Nëse nuk ju është kërkuar të regjistroni diskutime, duhet të përqendroheni në atë që ishte bërë, jo çfarë ishte tha.
  • Numëroni faqet për lehtësinë e referencës.
Merrni Procesverbalin Hapi 16
Merrni Procesverbalin Hapi 16

Hapi 4. Shpërndani një draft të procesverbalit tuaj tek anëtarët

Dërgoni një kopje secilit anëtar duke përdorur informacionin e kontaktit në fletën e identifikimit. Nëse nuk keni informacionin e tyre të kontaktit, udhëheqësi i takimit duhet të jetë në gjendje t'i kontaktojë ata.

Merrni Procesverbalin Hapi 17
Merrni Procesverbalin Hapi 17

Hapi 5. Miratoni procesverbalin e takimit

Mund t’ju kërkohet të lexoni procesverbalin me zë në takimin tjetër dhe t’i paraqisni për miratim. Nëse lëvizja kalon, shënoni që procesverbali është pranuar.

  • Nëse procesverbalet korrigjohen para se të pranohen, bëni ndryshimet në dokument dhe tregoni në fund se procesverbali është korrigjuar. Mos përshkruani korrigjime specifike.
  • Nëse bëhet një mocion për të korrigjuar procesverbalin pasi ato janë pranuar, përfshini formulimin e saktë të asaj lëvizjeje në procesverbalin përkatës dhe nëse lëvizja kaloi apo jo.

Pjesa 4 nga 4: Duke përdorur modele të procesverbalit të takimit

Merrni Procesverbalin Hapi 18
Merrni Procesverbalin Hapi 18

Hapi 1. Vizitoni një sit të mbledhjes së shablloneve të takimeve

Këto modele të paracaktuara do t'ju kursejnë kohën e konfigurimit të organizimit të minutave tuaja dhe do t'ju ndihmojnë të parandaloni gabimet.

Merrni Minutat Hapi 19
Merrni Minutat Hapi 19

Hapi 2. Merrni pak kohë për të shfletuar në secilën faqe

Përdorni veçoritë e tyre të kërkimit dhe lëvizni nëpër opsionet për të gjetur atë që është më e mira për ju.

Nëse keni nevojë për një lloj modeli të veçantë-të përgjithshëm ose standard, për shembull-shfletoni faqet për nevojat tuaja specifike dhe shkarkojeni atë duke klikuar butonat "shkarko" ose "përdor shabllon". Sigurohuni që ta ruani në një vend të lehtë për tu gjetur, në mënyrë që të mos humbasë

Merrni Minutat Hapi 20
Merrni Minutat Hapi 20

Hapi 3. Hapni skedarin

Tani që e keni shkarkuar, zbërtheni skedarin dhe hapeni në Microsoft Word ose Excel. Për cilësinë më të mirë dhe lehtësinë e përdorimit, përdorni versionin e fundit të Microsoft word. Mbajtja e përditësuar vetëm do t'i bëjë gjërat më të thjeshta dhe do t'ju lejojë të përdorni veçori të reja.

Merrni Minutat Hapi 21
Merrni Minutat Hapi 21

Hapi 4. Shtoni logon e kompanisë tuaj dhe shenjën e të drejtës së autorit në kokë

Fshini logon tjetër shembull-por sigurohuni që të lexoni kushtet e përdorimit të çfarëdo faqeje që e keni marrë shabllonin nga e para. Nuk ka nevojë për ndonjë telash të panevojshëm ligjor, apo jo?

Merrni Procesverbalin Hapi 22
Merrni Procesverbalin Hapi 22

Hapi 5. Ndryshoni titullin

Në zonën e titullit, theksoni fjalët "Takim/Grup" dhe shkruani titullin tuaj aktual për procesverbalin tuaj të takimit.

Merrni Procesverbalin Hapi 23
Merrni Procesverbalin Hapi 23

Hapi 6. Ndryshoni temën (sipas dëshirës)

Për ta bërë modelin tuaj të minutave të duket më i bukur dhe më profesional, merrni parasysh ndryshimin e ngjyrave ose zgjedhjen e një teme të bërë tashmë. Simpleshtë e thjeshtë: gjeni skedën "Paraqitja e faqeve" dhe ndiqeni atë në seksionin "Ngjyrat dhe Temat". Atje, mund të personalizoni se si duket modeli juaj. Ju madje mund ta bëni atë të përputhet me ngjyrat e logos së kompanisë tuaj.

Merrni Procesverbalin Hapi 24
Merrni Procesverbalin Hapi 24

Hapi 7. Emërtoni pjesët e shabllonit

Duhet të ketë disa emra fushash përgjatë shabllonit. Ndoshta keni nevojë për më shumë, ndoshta më pak, ose ndoshta thjesht nuk ju pëlqen mënyra se si etiketohen. Përshtatini ato për t'iu përshtatur nevojave të takimeve tuaja.

Merrni Procesverbalin Hapi 25
Merrni Procesverbalin Hapi 25

Hapi 8. Ruani modelin në laptopin tuaj në mënyrë që ta sillni në takime për të filluar marrjen e minutave

Nëse vazhdoni të përdorni Microsoft Office, gjërat do të jenë të shpejta dhe të lehta, dhe ju duhet të jeni në gjendje të vazhdoni me takimin në një mënyrë edhe më të organizuar dhe më të saktë se më parë. Përndryshe, ju mund të printoni shabllonin tuaj për të shkruar shënimet tuaja me dorë, por sigurohuni që të ruani lartësitë e fushës për t'u siguruar që mund të përshtatni sa më shumë informacione sa keni nevojë.

Merrni Procesverbalin Hapi 26
Merrni Procesverbalin Hapi 26

Hapi 9. Rregulloni modelin tuaj

Urime! Shablloni i procesverbalit tuaj të takimit ka përfunduar. Produktiviteti dhe saktësia juaj gjatë takimeve duhet të rritet në mënyrë eksponenciale tani që keni një model për t'ju udhëhequr dhe organizuar mendimet tuaja. Si me çdo projekt, skremoni detajet e modelit tuaj për të parë nëse ka ndonjë gjë që mungon ose është e paqartë. Pasi të jeni të sigurt se gjithçka është në rregull, shablloni juaj do të finalizohet për përdorim dhe do të jeni gati për takimet tuaja të ardhshme.

Këshilla

  • Shkruani procesverbalin tuaj menjëherë pas përfundimit të takimit. Shtë më mirë ta bëni këtë ndërsa ngjarjet janë ende të freskëta në mendjen tuaj. Alsoshtë gjithashtu e rëndësishme që pjesëmarrësit të marrin një kopje të artikujve të tyre të veprimit sa më shpejt të jetë e mundur pas takimit.
  • Uluni sa më afër kryetarit të takimit. Kjo do t'ju lejojë të dëgjoni gjithçka dhe të kërkoni sqarime pa pasur nevojë të ngrini zërin.
  • Mbani procesverbalin e regjistruar në një vend të sigurt.
  • Kërkojuni njerëzve të shkruajnë lëvizjet e tyre në mënyrë që të mos keni nevojë t'i regjistroni ato në vend.
  • Mos kini frikë të ndërprisni dhe kërkoni sqarime në çdo kohë.
  • Minutat janë shumë të rëndësishme. Ato ruhen dhe mund të referohen për vitet dhe vitet në vazhdim. Nëse është një çështje ligjore, për shembull, reputacioni i dikujt mund të varet nga ajo.
  • Lexoni pjesë të caktuara të Rregullave të Rendit të Robertit, në veçanti pjesën për të qenë sekretar.
  • Shkruajini gjërat ashtu siç ndodhin. Nëse e njëjta temë është ngritur dy herë, mos i gruponi ato së bashku.

Paralajmërim

  • Mos vendosni shumë detaje në procesverbal. Edhe nëse ju është kërkuar të regjistroni diskutimet, mbajini ato sa më të shkurtra dhe të mundshme. Kufizoni veten në regjistrimin e pikave kryesore të ngritura, përndryshe do të tronditeni dhe mbushni minutat me detaje të panevojshme.
  • Interpretimet dhe ndjenjat personale të mbajtësit të minutave nuk duhet të futen në procesverbal.
  • Nëse një pjesë e takimit bie nën privilegjin avokat-klient, mos regjistroni atë pjesë. Vini re në vend se "avokati informoi se diskutimi ishte nën privilegjin avokat-klient. Diskutimi ishte i paregjistruar".
  • Nëse ju kërkohet të regjistroni një diskutim konfidencial siç është mes një avokati dhe një klienti, merrni procesverbal të veçantë dhe ruajini ato veçmas nga procesverbalet e mbledhjes së përgjithshme. Shënojini ato konfidenciale dhe bëni të qartë se kush ka qasje në to.

Recommended: