Si të shkruani një letër biznesi për klientët (me mostra letrash)

Përmbajtje:

Si të shkruani një letër biznesi për klientët (me mostra letrash)
Si të shkruani një letër biznesi për klientët (me mostra letrash)

Video: Si të shkruani një letër biznesi për klientët (me mostra letrash)

Video: Si të shkruani një letër biznesi për klientët (me mostra letrash)
Video: Vajzat e Xing dhe të Duplex zihen per parking 2024, Marsh
Anonim

Kur zotëroni një biznes, ka të ngjarë të keni nevojë t'i shkruani letra klientëve tuaj. Ju mund të shkruani për t'u treguar ngjarje të reja ose speciale, ose mund t'i përgjigjeni një ankese të klientit në emër të kompanisë tuaj. Pavarësisht nga arsyeja e letrës, gjithmonë duhet të mbani një ton profesional.

Hapa

Shembuj të Letrave të Biznesit

Image
Image

Shembull Letre që Njofton Biznes të Ri

Image
Image

Shembull Letër Faleminderit për Biznes

Image
Image

Shembull Letër falje nga biznesi

Pjesa 1 nga 2: Formatimi i Letrës së Biznesit

Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 1
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 1

Hapi 1. Përdorni një fletore letre profesionale

Letra e biznesit do të jetë një përfaqësim i kompanisë tuaj. Pra, duhet të duket e veçantë dhe me cilësi të lartë. Ai gjithashtu duhet të mbajë logon ose markën e kompanisë tuaj.

Mund të krijoni një shkronjë letre duke përdorur modele të paracaktuara të letrave me shkronja në Microsoft word. Sigurohuni që të përdorni logon ose markën tuaj ekzistuese në kokën e letrës

Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 2
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 2

Hapi 2. Hapni një program të përpunimit të tekstit

Ju gjithmonë duhet të shkruani një letër biznesi në një kompjuter.

  • Krijoni një dokument të ri dhe vendosni kufij 1 inç për dokumentin.
  • Përdorni një font serif të tillë si Times New Roman, Georgia ose Ariel. Sigurohuni që të përdorni një madhësi fonti që nuk është më e madhe se 12 pikë, por jo më e vogël se 10 pikë. Shkronja nuk duhet të jetë e vështirë për t'u lexuar për shkak të zgjedhjes së shkronjave ose madhësisë së shkronjave.
  • Sigurohuni që dokumenti është vendosur në një hapësirë të vetme.
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 3
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 3

Hapi 3. Vendosni formularin e bllokut

Forma e bllokut është formati më i zakonshëm i përdorur për letrat e biznesit. Alsoshtë gjithashtu më e lehtë për t'u konfiguruar dhe ndjekur. Çdo titull duhet të lihet i barabartë dhe duhet të ketë një hapësirë midis secilit titull. Duke filluar nga lart në fund të dokumentit, letra juaj e biznesit duhet të ketë titujt e mëposhtëm:

  • Data e sotme, ose data që po dërgoni letrën. Data është e rëndësishme pasi mund të përdoret për regjistrimet tuaja dhe regjistrat e marrësit. Gjithashtu, mund të ketë përdorim ligjor. Prandaj sigurohuni që është e saktë.
  • Adresa e dërguesit. Kjo është adresa juaj, e formatuar në stilin standard të adresës. Nëse adresa juaj tashmë shfaqet në letrën tuaj, ju mund ta kaloni këtë titull.
  • Adresa e brendshme. Ky është emri dhe adresa e personit të cilit i shkruani. Përdorimi i Z./Znj. Është fakultativ. Kështu, për shembull, nëse i shkruanit Nina Brown, mund ta lini zonjushën/zonjushën jashtë emrit të saj nëse nuk jeni të sigurt se cili është statusi i saj martesor.
  • Përshëndetja. Kjo mund të jetë "E dashur zonja Brown" ose "E dashur Nina Brown". Nëse nuk jeni të sigurt se kush do ta lexojë letrën, përdorni "Të nderuar zotëri, apo të nderuar zonja". Ju gjithashtu mund të përdorni "Për kë mund të shqetësohet", por vetëm si mjeti i fundit nëse nuk e keni idenë se kush është auditori juaj.
  • Trupi i letrës. Ne do të përqendrohemi më shumë në këtë në pjesën tjetër të artikullit.
  • Mbyllja e letrës, me një nënshkrim. Kjo mund të jetë "Sinqerisht", ose "Me mirësi".

Pjesa 2 nga 2: Shkrimi i Letrës së Biznesit

Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 4
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 4

Hapi 1. Identifikoni auditorin tuaj

Toni i letrës duhet të mbetet gjithmonë profesional, pavarësisht nga auditori. Por ju ka të ngjarë të rregulloni gjuhën ose zgjedhjen tuaj të fjalës bazuar në atë se kujt i shkruani. Nëse i shkruani departamentit të burimeve njerëzore në një biznes tjetër, mund t'ju duhet të përdorni gjuhë më formale. Por nëse i shkruani një klienti specifik, mund të përdorni gjuhë më joformale ose rastësore.

  • Identifikimi i auditorit tuaj gjithashtu do të thotë që ju do të shmangni ngatërrimin e auditorit tuaj. Shmangni përdorimin e terminologjisë që lexuesi juaj nuk do ta kuptojë. Një klient ka të ngjarë të mos i di akronimet e përdorura për programin hapësinor në kompaninë tuaj, për shembull, kështu që shmangni përdorimin e tyre në letër.
  • Rregulli numër një për të shkruar një letër të mirë biznesi është të jetë i qartë, konciz dhe i sjellshëm.
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 5
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 5

Hapi 2. Shënoni qëllimin e shkronjës në rreshtin e parë

Konsideroni qëllimin e letrës. A është për t'i njoftuar klientët tuaj për vendndodhjen tuaj të re në një pjesë të re të qytetit? A është për t'i kujtuar një klienti për një faturë të papaguar ose bilanc të papaguar? Apo i përgjigjeni një ankese të klientit? Me këtë qëllim në mendje, krijoni një rresht të parë që e bën lexuesin të dijë menjëherë se për çfarë do të jetë letra. Mos jini të paqartë në lidhje me qëllimin e letrës. Prerë në ndjekje.

  • Filloni duke përdorur "Unë" nëse jeni duke deklaruar mendimin tuaj si pronar biznesi. Përdorni "ne" nëse shkruani në emër të një kompanie ose organizate.
  • Përqendrohuni në një deklaratë të drejtpërdrejtë të tillë si: "Ne po shkruajmë për t'ju informuar" ose "Ne po shkruajmë për të kërkuar". Ju gjithashtu mund të përdorni një deklaratë "Unë" nëse jeni duke shkruar si pronar i biznesit. Të tilla si: "Po ju kontaktoj sepse" ose "Kohët e fundit kam dëgjuar për … dhe do të doja të dija më shumë për …"
  • Për shembull, ju (pronari i biznesit) po i shkruani Nina Brown për një faturë të papaguar të muajit të kaluar. Filloni letrën me: "Unë jam duke ju kontaktuar sepse keni një bilanc të papaguar në llogarinë tuaj nga marsi 2015."
  • Ose, ju jeni punonjës në një kompani dhe po shkruani në përgjigje të një ankese të klientit kundër programit hapësinor të kompanisë. Filloni letrën me: "Ne morëm ankesën tuaj për programin tonë hapësinor në Mars."
  • Ju mund të shkruani për të informuar lexuesin se ata fituan një konkurs, ose ata morën një vend në një program të diplomuar. Filloni me një frazë si: "Unë jam i kënaqur t'ju informoj …" Ose "Ne jemi të ngazëllyer t'ju informojmë …".
  • Nëse po jepni lajme të këqija, filloni me një frazë si: "Na vjen keq t'ju informojmë …". Ose, "Pas shqyrtimit të kujdesshëm, kam vendosur të mos …".
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 6
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 6

Hapi 3. Përdorni zërin aktiv dhe jo atë pasiv

Ne përdorim zërin pasiv gjatë gjithë kohës në fjalimin e përbashkët. Por zëri pasiv mund ta bëjë shkrimin tuaj të duket i shurdhër ose konfuz. Zëri aktiv është shumë më efektiv në një letër biznesi sepse krijon një ton më pohues.

  • Një shembull i zërit pasiv mund të jetë: "Cilat ankesa specifike mund të adresoj për ju?" Subjekti i fjalisë, klienti ("ju"), shfaqet në fund të fjalisë, në vend se në fillim të fjalisë.
  • Një shembull i zërit aktiv mund të jetë: "Çfarë mund të bëj për të adresuar ankesat tuaja?" Ky version i frazës, me zërin aktiv, është shumë më i qartë dhe më i lehtë për t'u kuptuar për lexuesin.
  • Përdorimi i zërit pasiv mund të jetë një mënyrë e mirë për të përcjellë mesazhin tuaj pa tërhequr vëmendjen për një gabim ose një pikë jo lajkatare. Por përdorni vetëm në këtë rast. Në përgjithësi, zëri aktiv është shumë më efektiv në letrat e biznesit.
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 7
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 7

Hapi 4. Referojuni një ngjarjeje të mëparshme ose një komunikimi të mëparshëm me lexuesin, nëse është e aplikueshme

Ndoshta ju keni kontaktuar Nina Brown në fillim të muajit të kaluar me një paralajmërim për faturën e saj të papaguar. Ose ndoshta një klient shprehu zhgënjimin e tij me programin hapësinor muajin e kaluar në një konferencë. Nëse tashmë keni qenë në kontakt me lexuesin, pranojeni këtë. Do t'i kujtojë lexuesit kontaktin tuaj të mëparshëm dhe do ta bëjë letrën e biznesit të ndihet më e menjëhershme dhe e rëndësishme.

Përdorni një frazë si: "Për letrën time të mëparshme për faturën tuaj të papaguar …" ose "Faleminderit për pagesën tuaj në Mars." Ose "Ishte shumë e dobishme të dëgjosh për çështjet tuaja me programin hapësinor në konferencën në maj."

Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 8
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 8

Hapi 5. Bëni një kërkesë ose ofroni ndihmë

Vendosni një ton pozitiv me lexuesin duke bërë një kërkesë të sjellshme ose duke ofruar ndihmë në formën e një marrëdhënie pune.

  • Thuaj që jeni pronar biznesi që përpiqeni të bëni një klient të paguajë një faturë. Përdorni një frazë si: "Unë do të vlerësoja vëmendjen tuaj të menjëhershme në çështjen e faturës tuaj të papaguar."
  • Thuaj që po shkruan në emër të kompanisë tënde. Përdorni një frazë si: "Ne do të donim të organizonim një takim ballë për ballë me ju dhe drejtuesin tonë të Burimeve Njerëzore."
  • Ju gjithashtu duhet të ofroni përgjigje për çdo pyetje ose shqetësim që lexuesi mund të ketë. Përdorni një frazë si: "Do të isha i lumtur t'i përgjigjem çdo pyetjeje ose shqetësimi që mund të keni në lidhje me faturën tuaj." Ose, "Dëshironi që ne t'ju ofrojmë më shumë detaje rreth programit?"
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 9
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 9

Hapi 6. Përfundoni letrën

Përfshini një thirrje për veprim, nga ana juaj, ose nga ana e lexuesit. Kjo mund të jetë një kërkesë për pagesë deri në një datë të caktuar, ose një shënim për krijimin e një takimi zyrtar me lexuesin.

  • Përfshini një fjali për të folur me marrësin e letrës në të ardhmen. "Mezi pres t'ju shoh në takimin e buxhetit javën e ardhshme." Ose "Mezi pres ta diskutoj këtë më tej me ju gjatë vizitës tuaj në selinë tonë."
  • Shënoni çdo dokument që keni përfshirë duke përfshirë letrën tuaj. Shtoni një frazë si "Ju lutemi gjeni të mbyllur faturën tuaj të papaguar" ose "Ju do të gjeni të bashkangjitur një kopje të programit tonë të shtrirjes së hapësirës".
  • Përfundoni letrën me një frazë mbyllëse. Përdorni "Sinqerisht" ose "Sinqerisht i juaji" për klientët ose klientët.
  • Përdorni "Juaji me besnikëri" për letra zyrtare për individë që nuk i njihni fare.
  • Përdorni vetëm "Urime" ose "Më të mirët" nëse i shkruani dikujt që e njihni mirë ose keni marrëdhënie pune.
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 10
Shkruani një letër biznesi për klientët Hapi 10

Hapi 7. Rregulloni letrën

I gjithë formatimi dhe shkrimi juaj i kujdesshëm do të jetë i kotë nëse shkronja është plot gabime drejtshkrimore!

  • Kërkoni ndonjë rast të zërit pasiv dhe përpiquni ta rregulloni fjalinë me zërin aktiv.
  • Vini re çdo fjali që zgjat shumë ose nuk është e qartë dhe e drejtpërdrejtë. Në një letër biznesi, më pak është zakonisht më shumë, kështu që pakësoni gjatësinë e fjalive tuaja nëse është e mundur.

Recommended: